Dokumentenmanagement

Dokumente einscannen und archivieren

Wo war noch gleich der Lieferschein? Welches Material haben wir damals bei Familie Müller benutzt? Wer hat die Rechnung freigegeben?

Häufig werden Aktenordner gewälzt oder Kollegen zu Rate gezogen, um diese Fragen zu beantworten. Mit dem WinWorker Dokumentenmanagement gehen alle Vorgänge bedeutend schneller: Schriftstücke wie Briefe, Rechnungen, Lieferscheine, Pläne und viele weitere Dokumente sind digital im Rechner archiviert und lassen sich gezielt über die Dokumentensuche abrufen. Nach wenigen Klicks haben Sie das Ergebnis auf dem Bildschirm. Dabei ist keine Zauberei im Spiel. Vielmehr werden nur alle Dokumente, die in Papierform vorliegen, eingescannt und damit elektronisch archiviert. Die Dokumente …

  • gliedern sich in den elektronischen Ablauf ein
  • können weitergeleitet und anderen zugänglich gemacht werden
  • lassen sich mit Erinnerungen, Aufgaben und Anmerkungen versehen
  • sind schnell auffindbar
  • können Dateianhänge erhalten.

So werden Arbeitsabläufe gestrafft und die Kommunikation beschleunigt – betriebsintern und mit Ihren Kunden

Dokumentenmanagement und Posteingang als GoBD konform testiert

Unser Dokumentenmanagement und der Posteingang sind durch die unabhängige Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Concunia GmbH als GoBD konform testiert worden. Das Dokumentenmanagement ist ein Bestandteil unseres GoBD-Maßnahmenkatalogs. Informieren Sie sich über unseren GoBD Maßnahmenkatalog, um GoBD konform zu arbeiten.

WinWorker check grüner Haken

Arbeitsaufträge flexibel steuern

Sie können Dokumente mit Arbeitsaufträgen versehen. Auf diese werden Ihre Mitarbeiter dann per Mail und auf der WinWorker Startseite „Heute zu tun“ hingewiesen und regelmäßig erinnert. Wenn Sie die WinWorker App auf dem Smartphone nutzen, können Ihre Mitarbeiter die Dokumente auch auf der Baustelle einsehen.

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GoBD-konformes Arbeiten

Sie können Ihr Dokumentenmanagement auch mit unserem GoBD-Maßnahmenkatalog kombinieren. So arbeiten Sie auch hier immer genau nach den gesetzlichen Vorgaben des Bundesfinanzministeriums.

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Schneller zum Ziel

Alle Dokumente, die in Papierform vorliegen, werden eingescannt und somit elektronisch archiviert. Die Dokumente gliedern sich in den elektronischen Ablauf ein und können problemlos weitergeleitet und anderen zugänglichgemacht werden. Ihre Schreiben werden so schneller auffindbar und lassen sich mit Erinnerungen, Aufgaben und Anmerkungen versehen. So werden Arbeitsabläufe gestrafft und die Kommunikation beschleunigt – betriebsintern und mit Ihren Kunden.

Referenz WinWorker Kundenmeinung
“Im Vergleich zu unserem vorherigen Programm läuft in der WinWorker Software alles viel schneller und reibungsloser.”

Patrick Dörfling, Diener Stuckateurgeschäft

3 Gründe für unser Dokumentenmanagement

Angebotsaufforderungen: Vergessen Sie kein offenes Angebot mehr

Natürlich erhält nicht jedes Angebot tatsächlich den Zuschlag. Es sollte jedoch nicht passieren, dass eine Angebotsanfrage vergessen und nicht bearbeitet wird – und dadurch ein lukrativer Auftrag nicht zustande kommt. Das Dokumentenmanagement sorgt zuverlässig dafür, dass Ihnen nichts durchgeht. Beim Einscannen einer Anfrage werden gleich die relevanten Daten zum Kontakt und zur Abgabe des Angebotes eingegeben. Auf der WinWorker Startseite “Heute zu tun” erscheint dann eine Aufforderung, dass noch ein oder mehrere Angebote abgegeben werden müssen. Das verschafft Überblick im hektischen Alltag.

Optimal vorbereitet: Kostenmitschreibung, Bankgeschäfte, FiBu*

Mit nur einem Arbeitsschritt ist es möglich, Kosten aus einer Rechnung direkt in die Materialmitschreibung zu buchen. Auch der sog. “DTAus-Beleg” für das Onlinebanking kann im Dokumentenmanagement automatisch erzeugt werden. Die Rechnungsdaten werden gleichzeitig optimal für die Übergabe an die Finanzbuchhaltung über die WinWorker Schnittstelle vorbereitet.

*Hierzu sind die WinWorker Module Materialmitschreibung und Onlineban­king bzw. die FiBu-Schnittstelle notwendig.

E-Mails: Elektronische Archivierung per Knopfdruck*

Zum Paket gehört auch ein Outlook-AddIn: Es genügt ein Rechtsklick und schon ist eine neue E-Mail – sogar mit eventuellen Anhängen – im Posteingang erfasst. So behalten Sie restlos alle wichtigen Vorgänge zum Projekt im Blick.

*Erfordert Version MS Outlook 2003 oder höher.

Wie gelangen die elektronisch archivierten Dokumente in die Dokumentenablage?

So geht’s: Sie scannen das Dokument ein. Hierfür genügt ein handelsüblicher Scanner oder ein Multifunktionsdrucker mit PDF-Erstellung.

Danach schließen Sie den Vorgang über die Erfassungsmaske oder optional über einen Barcodescanner ab.

Die Dokumente – seien es Lieferscheine, Rechnungen oder Regieberichte – werden dann über die Posteingangserfassung elektronisch archiviert und sind jederzeit in der Dokumentenablage Ihrer WinWorker Handwerkersoftware verfügbar.

Dokumentenmanagement Übersicht

Dokumente archivieren, Kunden zuordnen und Hinweise hinterlegen

Nehmen wir einen typischen Fall: Ihr Angebot hat dem Kunden Herrn Abelsmayer zugesagt und er bestätigt Ihnen nun den Auftrag, indem er ihn unterschrieben per Post zurückschickt. Sie scannen das Papier ein und ordnen es am Rechner dem Kunden und dem Projekt zu. Außerdem können Sie noch Hinweise hinterlegen, beispielsweise zur Terminabsprache. Zur weiteren Bearbeitung können Sie das Dokument nun an Ihre Mitarbeiter leiten.

Arbeitsaufträge hinterlegen

Sie können Dokumente mit Arbeitsaufträgen versehen. Auf diese werden Ihre Mitarbeiter dann per Mail und auf der WinWorker Startseite „Heute zu tun“ hingewiesen und regelmäßig erinnert. So steht einer fristgerechten Prüfung beispielsweise einer Rechnung nichts mehr im Wege. Ganz einfach können auch Aufgaben delegiert werden, falls der zuständige Kollege nicht da ist. Selbstverständlich erhalten Sie automatisch Rückmeldung über das Dokumentenmanagement, wenn der Arbeitsauftrag erledigt ist.

Individuelle Fragen & Antworten

Weitere Informationen zu unserem Dokumentenmanagement

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Ausgezeichneter Service

Von Beginn an werden Sie von unseren hauseigenen Außendienstmitarbeitern bei Ihnen vor Ort betreut. Und unser Supportteam sorgt täglich dafür, dass Ihre Fragen kompetent geklärt werden – via Telefon, E-Mail und Fernwartung. Für den besonderen Service erhalten wir seit Jahren Bestnoten!

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Innovative Zusatzmodule

Passend zur Software entwickeln wir seit Jahren immer wieder Erweiterungen und mobile Apps, die ganz nach Bedarf zusammenstellbar sind und das Arbeiten im Betrieb erleichtern. Dabei binden wir stets zukunftsorientierte Techniken ein.

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Immer auf dem neuesten Stand

Selbstverständlich ist die Software nicht nur technisch up to date, sondern auch was die gesetzlichen Vorgaben angeht: Änderungen in VOB & Co. werden gleich umgesetzt. Auch um steuerliche Regelungen wie etwa die GoBD kümmern wir uns zuverlässig.

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