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Dokumentenmanagement

Dokumente zukunftssicher und digital verwalten

Platzt Ihre Ablage aus allen Nähten? Brauchen Sie viel zu lange, um wichtige Dokumente wieder zu finden? Haben Sie sich vor der Digitalisierung von Dokumenten bisher gescheut? Ein Dokumentenmanagement kann so einfach sein!

Mit dem Dokumentenmanagement von WinWorker können Sie Ihre eingescannten und digitalisierten Dokumente wie Lieferscheine oder Rechnungen einfach verwalten, verarbeiten und archivieren. Auf diese Weise beschleunigen Sie interne Arbeitsabläufe und organisieren Ihr Büro noch besser! Die Archivierung der Dokumente ist somit für die Zukunft gesichert.

Das Dokumentenmanagement

Alles an einem Platz

Scannen Sie Ihre Dokumente aus Papier ein und digitalisieren Sie diese! Mit dem Dokumentenmanagement von WinWorker können Sie die Dokumente dann mit elektronischen Informationen anreichern und in die digitalen Büroprozesse eingliedern. So finden Sie Dokumente in wenigen Augenblicken, können Details einsehen oder problemlos feststellen, wer eine Rechnung freigegeben hat.

Alle Dokumenten-Vorgänge beschleunigen sich bei der Nutzung des Dokumentenmanagements erheblich: Schriftstücke wie Briefe, Rechnungen, Lieferscheine, Pläne und viele weitere Dokumente sind archiviert und lassen sich gezielt und vor allem schnell über die Dokumentensuche abrufen.

Sie können Dokumente mit Arbeitsaufträgen versehen. Auf diese werden Ihre Mitarbeiter dann per Mail und auf der WinWorker Startseite „Heute zu tun“ hingewiesen und regelmäßig erinnert. So steht beispielsweise einer fristgerechten Prüfung einer Rechnung nichts mehr im Wege. Ganz einfach können auch Aufgaben delegiert werden, falls der zuständige Kollege nicht da ist. Selbstverständlich erhalten Sie automatisch Rückmeldung über das Dokumentenmanagement, wenn der Arbeitsauftrag erledigt ist.

Über ein Outlook-AddIn können übrigens auch E-Mails samt Anhängen im Posteingang erfasst und archiviert werden. Sie benötigen dafür nur eine MS Outlook Version 2003 oder höher.

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Zertifiziertes Dokumentenmanagement

Unser Dokumentenmanagement ist genauso wie der Posteingang durch die unabhängige Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Concunia GmbH als GoBD konform testiert worden. Das Dokumentenmanagement ist ein wichtiger Bestandteil unseres GoBD-Maßnahmenkatalogs. Informieren Sie sich über unseren GoBD Maßnahmenkatalog, um GoBD konform zu arbeiten.

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Ihre Vorteile

Arbeitsaufträge flexibel steuern

Sie können Dokumente direkt mit Arbeitsaufträgen an Ihre Mitarbeiter verteilen. Diese werden dann per Mail und im WinWorker auf die Aufgabe hingewiesen und regelmäßig erinnert. Wenn Sie die WinWorker App auf dem Smartphone nutzen, können Ihre Mitarbeiter die Dokumente auch auf der Baustelle einsehen.

Prozesse beschleunigen

Die digitalisierten Dokumente können problemlos weitergeleitet und anderen zugänglichgemacht werden. Ihre Schreiben werden so schneller auffindbar und lassen sich mit Erinnerungen, Aufgaben und Anmerkungen versehen. So werden Arbeitsabläufe gestrafft und die Kommunikation beschleunigt – betriebsintern und mit Ihren Kunden.

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Individuelle Fragen & Antworten

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Weiteres Informationsmaterial

Das ist die WinWorker Software

Die WinWorker Software unterstützt Anwender u. a. bei der Angebots- und Rechnungserstellung, bei der Kalkulation und bei der Baustellenvorbereitung sowie bei der Verwaltung aller wichtiger Daten, z. B. Kundenadressen.

WinWorker verknüpft Büro und Baustelle perfekt und sorgt dank der optimalen Auftragsvorbereitung für mehr Produktivität auf der Baustelle. Ein effizientes Management von Rechnungen und offenen Posten erhöht die Liquidität.

Mit dem Dokumentenmanagement gliedern Sie alle Dokumente in Ihre elektronischen Arbeitsprozesse ein. Außerdem archivieren Sie Ihre Dokumente sicher digital.

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Das sagen unsere Kunden über WinWorker

Dank der Mobilen Zeiterfassung ist für mich die Nachkalkulation mit einem Knopfdruck erledigt. Und die minutengenaue Auflistung der Arbeiten für die Kommune – bei mir ein Klacks: WinWorker stellt die per Handy erfassten Daten perfekt aufbereitet zur Verfügung.

Der Malerbetrieb Georg Hendricks in Kleve besteht bereits in der zweiten Generation. Neben allen Malerarbeiten innen und außen bilden Trockenbau, Wärmedämmverbund-Systeme und Schimmelsanierung seine Haupttätigkeitsfelder. Für die Beschichtung von Schiffen und Booten arbeitet er mit einer ortsansässigen Werft zusammen. Hendricks und sein elfköpfiges Team arbeiten für private Kunden, aber auch zu rund 40 Prozent für öffentliche Auftraggeber.

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Georg Hendricks

Malerbetrieb Hendricks, Kleve

Nachdem ich längere Zeit mit Word und Excel gearbeitet hatte, habe ich mich im vorigen Jahr für WinWorker entschieden. Ich habe schnell gemerkt, dass ich viel weniger Zeit für die Büroarbeit benötige! So kann ich mich noch besser meinen Kunden widmen und meine Familie hat auch mehr von mir. Gerade bei Firmenaufträgen heißt es oft „so schnell wie möglich“. Für mich kein Problem mehr: Mit dem mobilen Raumaufmaß und dem Lasermessgerät bin ich in kürzester Zeit durch mit dem Aufmessen. Und die Daten kann ich sofort in der Software weiter nutzen. Meine Angebote schicke ich dann zusammen mit einem ansprechenden Anschreiben als PDF per E-Mail an die Kunden – schneller geht es nicht! Ich möchte das Programm und die Apps nicht mehr missen!

Markus Jung bietet das gesamte Spektrum der Malerarbeiten an, außerdem sind Spanndecken und Bodenbeläge eine Spezialität des kleinen Teams in Dillenburg. Der Malermeister betreut zusammen mit einem Gesellen und einem Azubi überwiegend private Kunden, erhält aber auch immer wieder Aufträge von Firmen.

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Markus Jung

Malerbetrieb Jung, Dillenburg

Schon zu Beginn meiner Selbstständigkeit 2010 habe ich mich für WinWorker entschieden. Die benutzerfreundliche Bedienung und das umfangreiche Erweiterungspaket hatten mich schnell überzeugt. Mittlerweile sind wir zu viert im Büro und soweit ich das beurteilen kann haben sich auch meine Mitarbeiter schnell damit zurechtgefunden. Mit der Mareon-Schnittstelle, der Stundenmitschreibung, einer DATEV- und Outlook-Anbindung und zu guter Letzt dem GoBD-Maßnahmenpaket bietet mir WinWorker somit eine Rundum-Lösung fürs Büro. Bisher haben wir zwar die Aufmaße noch mit Zettel und Stift gemacht, allerdings möchte ich auch hier bald das mobile Raumaufmaß von WinWorker einsetzen. Dafür lasse ich meine Mitarbeiter und mich wieder in einem der vielen Workshop fitmachen.

Stefan Weißbach berät private Kunden und viele Wohnungsbaugesellschaften bei der Gestaltung Ihrer Wohn-, Büro- oder Geschäftsräume. Dabei arbeiten er und sein zehnköpfiges Malerteam mit anderen Gewerken Hand in Hand und kümmern sich bei Bedarf auch um den passenden Klempner, Elektroinstallateur etc. In Dresden und Umgebung bieten sie Maler- und Fußbodenarbeiten im Innen- und Außenbereich an.

Stefan Weißbach

Malerbetrieb Weißbach, Dresden

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Das sagen unsere Kunden über uns!

Unsere starken Partner

Wir freuen uns, dass wir Ihnen zu vielen Partnern passende Anbindungen zur Verfügung stellen können, damit Sie noch effizienter arbeiten können.

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