E-Rechnungspflicht
im Handwerk

2025 kommt die E-Rechnungspflicht für Unternehmen im B2B-Bereich. Auf diese Weise soll Steuerbetrug EU-weit reduziert und das Mehrwertsteuersystem innerhalb der EU effizienter gestaltet werden.

Wir geben einen Überblick, was das für Handwerksbetriebe bedeutet!

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Für wen gilt die E-Rechnungspflicht?

Gehört die öffentliche Hand zu Ihren Auftraggebern? Ab einer Rechnungssumme von 1.000 Euro müssen Sie dann schon heute E-Rechnungen wie die XRechnung erstellen.

Ab dem 1.1.2025 sind alle in Deutschland ansässigen Unternehmen verpflichtet, elektronische Rechnungen anzunehmen und verarbeiten zu können. Das heißt: Erhalten Sie von einem anderen Unternehmen, z. B. von einem Lieferanten, eine entsprechende E-Rechnung, dürfen Sie diese nicht ablehnen!

Da zulässige E-Rechnungen auch rein maschinenlesbar sein können, benötigen Sie eine Software wie die WINWORKER Software, um die Rechnungen verarbeiten zu können.

Grundsätzlich gilt ab dem 1.1.2025 auch, dass in Deutschland ansässige Unternehmen Rechnungen elektronisch erstellen müssen, wenn steuerbare und steuerpflichtige Umsätze an ebenfalls inländische Unternehmen verkauft bzw. erbracht worden sind. Ausgenommen sind steuerfreie Lieferungen und Leistungen, Rechnungen über Kleinbeträge bis 20 Euro sowie Fahrkarten. Allerdings gibt es hier Übergangsfristen, so dass erst einmal die bisherigen Rechnungsarten (Papier, PDF etc.) weiter genutzt werden können. Spätestens ab 2028 dürfen aber keine Papierrechnungen mehr zwischen deutschen Unternehmen ausgetauscht werden – und elektronische Rechnungen müssen zwingend dem geforderten Standard entsprechen!

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Was ist eine E-Rechnungen und welche Formate gibt es?

Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem bestimmten, strukturierten digitalen Format erstellt, übermittelt und durch eine Software ausgelesen werden kann. Sie enthält alle Pflichtangaben einer Rechnung sowie zusätzliche Angaben – wie im Falle der XRechnung die sogenannte Leitweg-ID oder eine Lieferantennummer.

Aktuell erfüllen die XRechnung sowie ZUGFeRD-Rechnungen ab der Version 2.0.1 die gesetzlichen Anforderungen. Die XRechnung kann nur rein maschinell ausgelesen werden, ZUGFeRD dagegen ist ein hybrides System, das auch für Menschen lesbar ist.

Der gebräuchliche EDI-Standard (Stichwort EDIFACT) erfüllt zwar die gesetzlichen Vorgaben in der jetzigen Form nicht, soll vorerst aber weiterhin nutzbar bleiben.

Normale PDF-Rechnungen, Word- oder Excel-Dateien oder eingescannte Papierrechnungen gelten dagegen ab Inkrafttreten der E-Rechnungspflicht nicht mehr als elektronische Rechnung, da diese nicht den geforderten Normen entsprechen und nicht „maschinenlesbar“ sind. Spätestens ab 2028 sind diese Dateien dann im Austausch zwischen Unternehmen unzulässig!

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Vorteile von
E-Rechnungen
für Handwerksbetriebe

Verbesserter Austausch zwischen Unternehmen

Fehlerminimierung bei der Verarbeitung von Eingangsrechnungen

Schnellere Bezahlung durch Behörden und durch andere Unternehmen

Kosteneinsparung bei Papier und Porto

Weniger Zettelwirtschaft

Wie können E-Rechnungen erstellt werden?

Am einfachsten funktioniert die Rechnungsstellung über eine Bürosoftware oder Branchenlösung wie WINWORKER. Hier werden Rechnungen automatisch im ZUGFeRD-Format erstellt, aber auch das Erstellen von XRechnungen ist möglich. Nutzer können Rechnungen wie gewohnt schreiben, der geforderte strukturierte XML-Datensatz wird im Hintergrund erstellt.

Wenn Sie noch keine eigene Software nutzen, gibt es online diverse Möglichkeiten, ZUGFeRD-Rechnungen zu erstellen oder XRechnungen einzureichen. Allerdings sind die Angebote in der Regel im Umfang und in der Gestaltung begrenzt. Zudem ist bei der manuellen Übertragung die Fehlerwahrscheinlichkeit deutlich erhöht.

Grundsätzlich gilt ab dem 1.1.2025 auch, dass Rechnungen elektronisch erstellt werden müssen. Allerdings gibt es hier Übergangsfristen, so dass erst einmal die bisherigen Rechnungsarten (Papier, PDF etc.) weiter genutzt werden können. Spätestens ab 2028 dürfen aber keine Papierrechnungen mehr zwischen Unternehmen ausgetauscht werden – und elektronische Rechnungen müssen zwingend dem geforderten Standard entsprechen!

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Was muss bei E-Rechnungen noch beachtet werden?

E-Rechnungen, die Sie erstellen oder erhalten, müssen nach den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) archiviert werden.
Das bedeutet: E-Rechnungen müssen digital gespeichert werden. Diese können nicht auf Papier ausgedruckt und als Ersatz für die E-Rechnung gelagert werden.

Die Aufbewahrungsfrist beträgt – wie bei Rechnungen aus Papier – 10 Jahre!

Wenn Sie noch keine Software in Ihrem Betrieb einsetzen, die automatisch E-Rechnungen einlesen bzw. erstellen und zusätzlich GoBD-konform archivieren kann, kommt ab 2025 eine Vielzahl an Aufgaben auf Sie zu, damit Sie die gesetzlichen Anforderungen erfüllen können.

Info für alle Kunden

Ob Rechnungen im ZUGFeRD-Format, XRechnungen oder die GoBD-konforme Archivierung elektronischer Dokumente: Dank der passenden Module* können Anwender der WINWORKER Software der E-Rechnungspflicht entspannt entgegensehen!

* Sie benötigen das Dokumentenmanagement für den Import von Rechnungen, das Modul XRechnung für die Erstellung von XRechnungen sowie das GoBD-Archiv zur GoBD-konformen Speicherung von Dokumenten.

Hinweis: Die Informationen in diesem Beitrag wurden sorgfältig recherchiert und zum Zeitpunkt der Entstehung des Textes als korrekt erachtet. Für den Inhalt übernehmen wir jedoch weder Haftung noch Garantie. Bitte informieren Sie sich auch bei anderen Stellen über das beschriebene Thema und treffen Sie die Entscheidungen nicht allein auf Basis dieses Beitrages. Eventuell im Text vorhandene Wertungen sind als persönliche Meinungsäußerungen zu verstehen. Beachte weiterhin: Die Craftview Software GmbH darf und kann keine Rechts- und Steuerberatung leisten.

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Weitere Infos zur E-Rechnung auf unserem Expertenblog!

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