Unsere Lösung für GoBD konformes Arbeiten

Vom Wirtschaftsprüfer zertifiziert

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Der GoBD-Maßnahmenkatalog von WinWorker

Die GoBD, also die “Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff”, stellen ALLE Betriebe vor besondere Herausforderungen: Wenn die umfangreichen Vorgaben nicht eingehalten werden, drohen kostspielige Steuerzuschätzungen. Die WinWorker Handwerkersoftware unterstützt Handwerker dabei, GoBD konform zu arbeiten. Und zwar so, dass der Aufwand für den Anwender so gering wie möglich bleibt. Die unabhängige Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Concunia hat die GoBD Konformität unserer Module im Frühjahr 2017 nach dem Prüfstandard IDW PS 880 zertifiziert.

Der WinWorker Maßnahmenkatalog umfasst unter anderem:

Posteingang | Postausgang | Festschreibung von Stundeninformationen | Festschreibung von Kassenabschlüssen

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Die GoBD kurz und knapp

Die GoBD sind in einem Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom November 2014 veröffentlicht worden und gelten seit dem 01.01.2015 und seit dem 01.01.2017 uneingeschränkt.

Sie fordern insbesondere die Vollständigkeit, Richtigkeit, zeitgerechte Buchungen, Ordnung und Unveränderbarkeit der Daten von digitalen Aufzeichnungen.

Die Dokumente müssen zudem revisionssicher, im Ursprungsformat und maschinell auswertbar abgelegt werden.

Es geht um steuerlich relevante Dokumente wie Rechnungen, Gutschriften und Angebote, aber auch um Stundeninformationen, Kassenabschlüsse und vieles mehr.

Außerdem müssen alle betroffenen Betriebe eine Verfahrensdokumentation und ein Internes Kontrollsystem (IKS) vorweisen können.

Bei Nichtbeachten der Grundsätze können die Finanzbehörden bei Betriebsprüfungen auf Strafzahlungen und Steuerschätzungen zurückgreifen.

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Das sagen unsere Kunden

Dank der Mobilen Zeiterfassung ist für mich die Nachkalkulation mit einem Knopfdruck erledigt. Und die minutengenaue Auflistung der Arbeiten für die Kommune – bei mir ein Klacks: WinWorker stellt die per Handy erfassten Daten perfekt aufbereitet zur Verfügung.

Der Malerbetrieb Georg Hendricks in Kleve besteht bereits in der zweiten Generation. Neben allen Malerarbeiten innen und außen bilden Trockenbau, Wärmedämmverbund-Systeme und Schimmelsanierung seine Haupttätigkeitsfelder. Für die Beschichtung von Schiffen und Booten arbeitet er mit einer ortsansässigen Werft zusammen. Hendricks und sein elfköpfiges Team arbeiten für private Kunden, aber auch zu rund 40 Prozent für öffentliche Auftraggeber.

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Georg Hendricks
Malerbetrieb Hendricks, Kleve

Nachdem ich längere Zeit mit Word und Excel gearbeitet hatte, habe ich mich im vorigen Jahr für WinWorker entschieden. Ich habe schnell gemerkt, dass ich viel weniger Zeit für die Büroarbeit benötige! So kann ich mich noch besser meinen Kunden widmen und meine Familie hat auch mehr von mir. Gerade bei Firmenaufträgen heißt es oft „so schnell wie möglich“. Für mich kein Problem mehr: Mit dem mobilen Raumaufmaß und dem Lasermessgerät bin ich in kürzester Zeit durch mit dem Aufmessen. Und die Daten kann ich sofort in der Software weiter nutzen. Meine Angebote schicke ich dann zusammen mit einem ansprechenden Anschreiben als PDF per E-Mail an die Kunden – schneller geht es nicht! Ich möchte das Programm und die Apps nicht mehr missen!

Markus Jung bietet das gesamte Spektrum der Malerarbeiten an, außerdem sind Spanndecken und Bodenbeläge eine Spezialität des kleinen Teams in Dillenburg. Der Malermeister betreut zusammen mit einem Gesellen und einem Azubi überwiegend private Kunden, erhält aber auch immer wieder Aufträge von Firmen.

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Markus Jung
Malerbetrieb Jung, Dillenburg

Schon zu Beginn meiner Selbstständigkeit 2010 habe ich mich für WinWorker entschieden. Die benutzerfreundliche Bedienung und das umfangreiche Erweiterungspaket hatten mich schnell überzeugt. Mittlerweile sind wir zu viert im Büro und soweit ich das beurteilen kann haben sich auch meine Mitarbeiter schnell damit zurechtgefunden. Mit der Mareon-Schnittstelle, der Stundenmitschreibung, einer DATEV- und Outlook-Anbindung und zu guter Letzt dem GoBD-Maßnahmenpaket bietet mir WinWorker somit eine Rundum-Lösung fürs Büro. Bisher haben wir zwar die Aufmaße noch mit Zettel und Stift gemacht, allerdings möchte ich auch hier bald das mobile Raumaufmaß von WinWorker einsetzen. Dafür lasse ich meine Mitarbeiter und mich wieder in einem der vielen Workshop fitmachen.

Stefan Weißbach berät private Kunden und viele Wohnungsbaugesellschaften bei der Gestaltung Ihrer Wohn-, Büro- oder Geschäftsräume. Dabei arbeiten er und sein zehnköpfiges Malerteam mit anderen Gewerken Hand in Hand und kümmern sich bei Bedarf auch um den passenden Klempner, Elektroinstallateur etc. In Dresden und Umgebung bieten sie Maler- und Fußbodenarbeiten im Innen- und Außenbereich an.

Stefan Weißbach
Malerbetrieb Weißbach, Dresden

Arbeiten Sie schon GoBD-konform?

Rufen Sie an unter: +49 (0)2823 / 4256-200 oder fordern Sie unseren GoBD-Maßnahmenkatalog einfach online an.
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Schon gewusst? WinWorker und DATEV

WinWorker ist mit der DATEV Schnittstelle ideal an die DATEV Lösung Ihres Steuerberaters bzw. an Ihre hausinterne DATEV Software angebunden. Die Branchensoftware unterstützt als DATEV Datenaustauschformate zur Finanzbuchhaltung neben dem neuen DATEV Format auch das alte Vorgängerformat Postversandformat. Bitte beachten Sie, dass das Postversandformat seit dem 31.12.2017 eingestellt wurde.

Unter Verwendung der mit der WinWorker Software vereinbarten Prüfszenarien zu dieser Schnittstelle hat DATEV den technisch fehlerfreien Datenaustausch bestätigt.

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Mehr Informationen

Steuerschätzungen drohen – Umstellung auf die GoBD nicht verpassen

Die ersten Handwerksbetriebe wurden schon auf der Basis der GoBD geprüft. Schauen Sie sich in unserem Film an, welche Erfahrungen z.B. Malermeister Georg Hendricks machen musste.

GoBD Archiv – Die GoBD konforme Ablage Ihrer Dokumente

WinWorker unterstützt Sie als Handwerker dabei, Ihre Dokumente nach den Grundsätzen der Richtigkeit und Ordnung zu erstellen. Im WinWorker GoBD Archiv werden die Belege dann unter Beachtung der Grundsätze der Vollständigkeit, Unveränderbarkeit und Ordnung abgelegt. Nicht nur der Postausgang, sondern auch alle steuerlich relevanten Posteingangsdokumente werden so archiviert.

Selbstverständlich sorgen wir dafür, dass die Daten maschinell auswertbar sind. Die Funktionalität bildet auf der Grundlage des WinWorker Dokumentenmanagements einen wichtigen Baustein zur Erfüllung der GoBD!

Maschinelle Auswertbarkeit – ZUGFeRD – der neue Standard

Mit dem ZUGFeRD Verfahren erhalten Ihre Rechnungen neben dem Rechnungsbild (also dem sichtbaren, augenlesbaren Teil der PDF-Datei) auch einen maschinenlesbaren Teil, der als XML-Datei in die PDF eingebettet wird. Dies sorgt u.a. dafür, dass die Datei jederzeit während der Aufbewahrungsfrist auch unabhängig von der ursprünglich erstellenden Software maschinell ausgewertet werden kann.

Der ZUGFeRD Standard unterstützt die maschinelle Auswertbarkeit, die laut Abgabenordnung gefordert wird. Für andere Dokumente wie Angebote, Auftragsbestätigungen usw. haben wir ein Inhouse-Format entwickelt, das dem ZUGFeRD Standard grundsätzlich entspricht.

Fotoablage – einfach per Smartphone – Festschreibung Kasse & Stunden

Die Fotoablage ist nicht nur einfach, sondern genial! Dafür werden spezielle Dokumente verwendet. Diese enthalten einen Unterschriftsbereich, in dem der betroffene Mitarbeiter durch seine Unterschrift die Richtigkeit der Informationen des Dokuments bestätigt – so zum Beispiel seiner Stunden oder des täglichen Kassenabschlusses.

Wird der Unterschriftsblock mit der WinWorker App fotografiert, so wird die Bestätigung des Mitarbeiters inklusive des Fotos der Unterschrift an die WinWorker Software übertragen. Vollautomatisch wird dann das Originaldokument mit den von den GoBD geforderten maschinell auswertbaren Daten des gesamten Belegvorfalls und der Unterschrift des Mitarbeiters in das GoBD Archiv übertragen.


Bitte beachten Sie: WinWorker führt keine Rechts- oder Steuerberatung durch, so dass alle hier genannten Schritte nur empfohlen werden können. Fragen Sie auf jeden Fall Ihren Steuerberater zum Thema GoBD und klären Sie den Handlungsbedarf! Für die Einhaltung der gesetzlichen Rahmenbedingungen ist nur der Steuerpflichtige selbst verantwortlich!

Ihre Vorteile mit dem GoBD-Maßnahmenpaket

GoBD-konformes arbeiten

Das GoBD-Maßnahmenpaket schafft die Grundlage nach den Vorgaben der GoBD arbeiten zu können.

Zertifizierte Module

Nicht nur das gesamte GoBD-Maßnahmenpaket wurde zertifiziert, sondern auch alle beteiligten Module einzeln.

Auch GDPdU-konform

Auch eine Datenträgerüberlassung im Rahmen der GDPdU ist möglich.

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Wichtig für Sie: Maßnahmen außerhalb der Branchenlösung

Neben den Lösungsvorschlägen, die wir von Softwareseite liefern können, gibt es noch weitere Anforderungen der GoBD, die Sie selbst in Angriff nehmen müssen. Hierzu gehören unter anderem die folgenden Punkte:

Archivieren Sie Ihre E-Mails, um GoBD-konform zu handeln. Dazu sind verschiedene Anwendungen auf dem Markt. Wir setzten beispielsweise in unserem Hause auf eine Lösung von Barracuda, den Message Archiver. Auch bei diesem Thema gilt: Sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater und mit Ihrem betreuenden Systemhaus!

eder Betrieb ist verpflichtet, eine Verfahrensdokumentation zu erstellen und ein Internes Kontrollsystem (IKS) aufzubauen. Daraus muss hervorgehen, wie die Abläufe in Ihrem Betrieb organisiert sind und wie die elektronischen Belege erfasst, empfangen, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden. Außerdem muss ersichtlich sein, wie Sie zum Beispiel die Software vor unbefugtem Zugriff schützen. Sprechen Sie bitte mit Ihrem Steuerberater über diese notwendigen und wichtigen Schritte! Sie können sich bei Fragen auch gern an Steuerberater Joachim Welper von der Concunia Steuerberatungsgesellschaft mbH wenden. Er bietet Unterstützung bei der Erstellung von Verfahrensdokumentation und IKS.

Wichtige Randziffern im Überblick

Unser Service:

Wir haben eine kurze Übersicht zusammengestellt, die aufzeigt, an welchen Stellen im Schreiben des Bundesfinanzministeriums mit den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ bestimmte Themen behandelt werden:

(Kap.= Kapitel, RZ.=Randziffer)

Anforderungungen zur Protokollierung, Rz. 59
Aufbewahrung der Daten, u.a. Rzn. 113, 117, 119, 120 Kap. 9.2
Aufbewahrung Kassenabschlüsse, u.a. Rzn. 20, 48
Aufbewahrung Stundendaten, u.a. Rzn. 20, 127
Belegsicherung, u.a. Rzn. 67-70, 77-79
Datensicherheit, u.a. Rzn. 103, 104
Dokumenten-ID, u.a. Rzn. 5, 71, 72
Entwürfe, u.a. Rz. 5
GoBD-relevante Dokumente, u.a. Kap. 1.3
Grundsätze der Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnung, u.a. Rz. 26, Kap. 3.2
– Vollständigkeit, u.a. Kap. 3.2.1
– Richtigkeit, u.a. Kap. 3.2.2
– zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen, u.a. Kap. 3.2.3
– Ordnung, u.a. Kap. 3.2.4
– Unveränderbarkeit, u.a. Kap. 3.2.5
Maschinelle Auswertbarkeit, u.a. Kap. 9.1
Mitwirkungspflicht, u.a. Kap. 11.2
Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit, u.a. Rz. 26, Kap. 3.1, 10
Unveränderbarkeit der Daten, u.a. Rzn. 58, 59, 85, 107-111
Ursprungsformat, u.a. Rzn. 132, 133
ZUGFeRD, u.a. Rzn. 125, Kap. 9.1