GoBD Archiv – Die GoBD konforme Ablage Ihrer Dokumente
WinWorker unterstützt Sie als Handwerker dabei, Ihre Dokumente nach den Grundsätzen der Richtigkeit und Ordnung zu erstellen. Im WinWorker GoBD Archiv werden die Belege dann unter Beachtung der Grundsätze der Vollständigkeit, Unveränderbarkeit und Ordnung abgelegt. Nicht nur der Postausgang, sondern auch alle steuerlich relevanten Posteingangsdokumente werden so archiviert.
Selbstverständlich sorgen wir dafür, dass die Daten maschinell auswertbar sind. Die Funktionalität bildet auf der Grundlage des WinWorker Dokumentenmanagements einen wichtigen Baustein zur Erfüllung der GoBD!
Maschinelle Auswertbarkeit – ZUGFeRD – der neue Standard
Mit dem ZUGFeRD Verfahren erhalten Ihre Rechnungen neben dem Rechnungsbild (also dem sichtbaren, augenlesbaren Teil der PDF-Datei) auch einen maschinenlesbaren Teil, der als XML-Datei in die PDF eingebettet wird. Dies sorgt u.a. dafür, dass die Datei jederzeit während der Aufbewahrungsfrist auch unabhängig von der ursprünglich erstellenden Software maschinell ausgewertet werden kann.
Der ZUGFeRD Standard unterstützt die maschinelle Auswertbarkeit, die laut Abgabenordnung gefordert wird. Für andere Dokumente wie Angebote, Auftragsbestätigungen usw. haben wir ein Inhouse-Format entwickelt, das dem ZUGFeRD Standard grundsätzlich entspricht.
Fotoablage – einfach per Smartphone – Festschreibung Kasse & Stunden
Die Fotoablage ist nicht nur einfach, sondern genial! Dafür werden spezielle Dokumente verwendet. Diese enthalten einen Unterschriftsbereich, in dem der betroffene Mitarbeiter durch seine Unterschrift die Richtigkeit der Informationen des Dokuments bestätigt – so zum Beispiel seiner Stunden oder des täglichen Kassenabschlusses.
Wird der Unterschriftsblock mit der WinWorker App fotografiert, so wird die Bestätigung des Mitarbeiters inklusive des Fotos der Unterschrift an die WinWorker Software übertragen. Vollautomatisch wird dann das Originaldokument mit den von den GoBD geforderten maschinell auswertbaren Daten des gesamten Belegvorfalls und der Unterschrift des Mitarbeiters in das GoBD Archiv übertragen.
Bitte beachten Sie: WinWorker führt keine Rechts- oder Steuerberatung durch, so dass alle hier genannten Schritte nur empfohlen werden können. Fragen Sie auf jeden Fall Ihren Steuerberater zum Thema GoBD und klären Sie den Handlungsbedarf! Für die Einhaltung der gesetzlichen Rahmenbedingungen ist nur der Steuerpflichtige selbst verantwortlich!
