Weitere Datenschutzhinweise

Allgemeines
Der Schutz von personenbezogenen Daten hat für die WinWorker GmbH einen besonderen Stellenwert. Daher verarbeitet die WinWorker GmbH personenbezogene Daten nur im Einklang mit den geltenden rechtlichen Bestimmungen und stellt technisch und organisatorisch die Einhaltung der Datenschutzvorschriften sicher.

Die folgenden Informationen erläutern den Umgang mit personenbezogenen Daten und die Rechte der betroffenen Personen nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Informationen gemäß Art. 13 (Datenerhebung direkt bei der betroffenen Person) und Art. 14 (Datenerhebung bei Dritten) DSGVO

Im Zusammenhang mit der Anbahnung und Durchführung von Verträgen, der Bereitstellung und Nutzung von WINWORKER, dem Support, der Kommunikation mit Kunden und Geschäftspartnern sowie im Rahmen eigener Beschäftigungsverhältnisse verarbeitet die WinWorker GmbH personenbezogene Daten. Hierzu gelten die nachstehenden Datenschutzhinweise.

Abgrenzung der Verantwortlichkeit: Diese Hinweise betreffen nur Verarbeitungen, für die die WinWorker GmbH selbst die Zwecke und wesentlichen Mittel festlegt. Soweit Kunden mit WINWORKER insbesondere Kunden-, Projekt-, Beschäftigten-, Arbeitszeit-, Medien- oder Standortdaten für eigene betriebliche Zwecke verarbeiten, ist regelmäßig der jeweilige Kunde bzw. Arbeitgeber Verantwortlicher und die WinWorker GmbH Auftragsverarbeiter. In diesem Fall obliegt die Information nach Art. 13 und 14 DSGVO dem jeweiligen Kunden. Eigene Verarbeitungszwecke der WinWorker GmbH, insbesondere Vertrags- und Lizenzverwaltung, Abrechnung, Support und IT-Sicherheit, werden in diesen Hinweisen beschrieben.

1. Angaben zur Verantwortlichen Stelle:
   Verantwortlich für die Datenerhebung ist:

WinWorker GmbH
Emmericher Weg 12
47574 Goch
02823 / 42560
datenschutz@winworker.de
Internet-Adresse: www.winworker.de
Geschäftsführer: Dr. André Rasquin, Christian Mieth

2. Angaben zum Datenschutzbeauftragten:
   Unseren externen Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter:

Externer Datenschutzbeauftragter Benjamin Spallek
Creditreform Compliance Services GmbH
Hammfelddamm 13
D – 41460 Neuss
Tel.: 02131 / 1091072
E-Mail: datenschutz-extern@winworker.de

3. Angaben zur Aufsichtsbehörde

Zuständige Aufsichtsbehörde für die WinWorker GmbH ist:
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf
Telefon: 0211 / 38424-0
Telefax: 0211 / 38424-999
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

• Vertragsdurchführung und vorvertragliche Maßnahmen, Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO
  Wir verarbeiten Kunden- und Personenstammdaten, Kontakt- und Kommunikationsdaten, Angebots-, Auftrags- und Vertragsdaten sowie Lizenz-, Konto-, Rechnungs- und Zahlungsdaten, soweit dies zur Anbahnung, Durchführung oder Beendigung eines Vertrags mit der betroffenen Person erforderlich ist.
• Wahrung berechtigter Interessen, Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO
  Wir verarbeiten personenbezogene Daten zur Gewährleistung der IT-Sicherheit und eines zuverlässigen IT-Betriebs, zur Bearbeitung von Supportanfragen, zur Pflege von Kunden- und Geschäftspartnerkontakten, zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen sowie – unter Beachtung der weiteren gesetzlichen Voraussetzungen – zur Direktwerbung für eigene Leistungen. Dabei können insbesondere Kontakt-, Kommunikations-, Vertrags-, Benutzer-, Geräte-, Nutzungs- und Protokolldaten betroffen sein. Unsere berechtigten Interessen liegen in einem sicheren und funktionsfähigen Dienst, einer effizienten Kundenbetreuung, der Wahrung unserer Rechte und der Bewerbung eigener Leistungen. Vor der Verarbeitung prüfen und dokumentieren wir Erforderlichkeit und Interessenabwägung. Eine Nutzung von Kunden-, Projekt-, Arbeitszeit- oder Standortdaten für eigene Zwecke von WinWorker bedarf einer gesonderten Beschreibung und Rechtsgrundlage.
• Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO
  Soweit wir für einen bestimmten Zweck eine Einwilligung einholen, verarbeiten wir die hiervon erfassten Daten ausschließlich im beschriebenen Umfang. Dies kann insbesondere den Bezug eines Newsletters oder ausdrücklich angebotene optionale Funktionen betreffen. Die Einwilligung ist freiwillig und kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.
• Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen, Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO
  Wir verarbeiten personenbezogene Daten, soweit dies zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist. Hierzu zählen insbesondere handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten sowie gesetzliche Pflichten aus dem Arbeits-, Sozialversicherungs- und Abgabenrecht. Betroffen sind insbesondere Vertrags-, Rechnungs-, Zahlungs-, Buchungs- und Beschäftigtendaten.
• Besondere Kategorien personenbezogener Daten
  Soweit wir im Rahmen eigener Beschäftigungsverhältnisse insbesondere Gesundheitsdaten verarbeiten, erfolgt dies zur Ausübung arbeits- oder sozialrechtlicher Rechte und zur Erfüllung entsprechender Pflichten auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 Buchst. b DSGVO, gegebenenfalls in Verbindung mit § 26 Abs. 3 und § 22 Abs. 2 BDSG sowie den jeweils einschlägigen arbeits- und sozialrechtlichen Vorschriften. Andere besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeiten wir nur, wenn eine konkret benannte Ausnahme nach Art. 9 Abs. 2 DSGVO vorliegt.

5. Datenkategorien, die wir bei Dritten erheben

Je nach betroffenem Personenkreis, Vertragsbeziehung und eingesetzter WINWORKER-Funktion verarbeiten wir die nachfolgend aufgeführten Kategorien personenbezogener Daten. Soweit wir Daten nicht von der betroffenen Person selbst, sondern von Dritten erhalten, gelten ergänzend die Angaben unter Ziffer 6. Daten, die eine Person selbst eingibt oder die durch die App bei ihrer Nutzung technisch erhoben werden, werden unmittelbar bei der betroffenen Person im Sinne des Art. 13 DSGVO erhoben.

• Kunden- und Personenstammdaten
• Kontakt- und Kommunikationsdaten
• Angebots-, Auftrags-, und Vertragsdaten
• Projekt- und Baustellendaten
• Rechnungs- und Zahlungsdaten
• CRM- und Kundenhistoriedaten
• Planungs- und Steuerungsdaten
• Dokumente und Korrespondenz
• Beschäftigten- und Benutzerdaten
• Arbeitszeitdaten
• Bonitätsinformationen
• Nutzungs-, Geräte-, Verbindungs- und Protokolldaten
• punktuelle Standortdaten bei aktivierter Ortungsfunktion
• Formular-, Bild-, Text-, Sprach- und sonstige Mediendaten
• NFC-, Barcode-, Aufgaben-, Termin- und Push-Ereignisdaten

6. Quellen bei Dritterhebung nach Art. 14 DSGVO

Soweit wir als Verantwortlicher personenbezogene Daten nicht unmittelbar bei der betroffenen Person erheben, erhalten wir diese insbesondere von Kunden und Arbeitgebern, Fachhandelspartnern, Geschäftspartnern, Wirtschaftsauskunfteien sowie – soweit einschlägig – aus öffentlich zugänglichen Unternehmens- und Berufsregistern. Von Kunden oder Arbeitgebern können insbesondere Kontakt-, Benutzer-, Beschäftigten-, Projekt-, Arbeitszeit-, Standort- und Mediendaten stammen; dies gilt jedoch nur, soweit WinWorker diese Daten für eigene Zwecke verarbeitet. Erfolgt die Verarbeitung ausschließlich auf Weisung des Kunden, ist der jeweilige Kunde für die Information der betroffenen Personen verantwortlich. Informationen nach Art. 14 DSGVO erteilen wir innerhalb einer angemessenen Frist, spätestens innerhalb eines Monats nach Erhalt der Daten, bei einer früheren Kontaktaufnahme spätestens mit der ersten Kommunikation und bei einer früheren Offenlegung spätestens zum Zeitpunkt der ersten Offenlegung.

7. Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten

Bei der WinWorker GmbH erhalten nur diejenigen Personen Zugriff auf personenbezogene Daten, die diese zur jeweiligen rechtmäßigen Aufgabenerfüllung benötigen. Erhalten beauftragte externe Dienstleister personenbezogene Daten, treffen wir die erforderlichen technischen, organisatorischen und vertraglichen Maßnahmen, damit die Verarbeitung im Einklang mit den datenschutzrechtlichen Vorgaben erfolgt und die Rechte der betroffenen Personen geschützt werden.Personenbezogene Daten erhalten abhängig vom jeweiligen Zweck insbesondere folgende Empfänger oder Empfängerkategorien:
• beauftragte Hosting-, Cloud-, IT-, Sicherheits-, Support- und Fernwartungsdienstleister,
• Anbieter von App-, Push-, Karten- oder Geodiensten, soweit die jeweilige Funktion aktiviert und für die Leistung erforderlich ist,
• vom Kunden aktivierte Schnittstellen- und Integrationspartner,
• Zahlungsdienstleister und Kreditinstitute, Post- und Paketdienste, Inkassounternehmen sowie Rechts- und Steuerberatung,
• Behörden, Gerichte und sonstige öffentliche Stellen, soweit eine gesetzliche Pflicht oder Befugnis besteht.
Auftragsverarbeiter erhalten Daten ausschließlich im Rahmen unserer Weisungen und auf Grundlage der erforderlichen datenschutzrechtlichen Vereinbarungen. Die tatsächlich eingesetzten Empfänger und Unterauftragsverarbeiter sind anhand der jeweils aktuellen Vertrags- und Unterauftragsverarbeiterliste zu konkretisieren.Für Beschäftigtendaten kommen ergänzend – soweit im Einzelfall erforderlich – insbesondere folgende Empfänger in Betracht:• Berufsgenossenschaft
• Zuständige Kammern (IHK)
• Kooperationspartner in der Ausbildung
• Arbeitsmedizinischer Dienst
• Weiterbildungs-/ Fortbildungseinrichtungen

8. Absicht zur Übermittlung an ein Drittland oder an eine internationale Organisation

Eine Übermittlung personenbezogener Daten an Empfänger außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums erfolgt nur, soweit dies für die jeweilige Verarbeitung tatsächlich vorgesehen ist. Besteht für das jeweilige Drittland oder den konkreten Empfänger ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission, stützen wir die Übermittlung auf Art. 45 DSGVO. Dies gilt bei Empfängern in den USA nur, soweit diese wirksam nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert sind. Andernfalls verwenden wir insbesondere die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission gemäß Art. 46 Abs. 2 Buchst. c DSGVO und treffen, soweit erforderlich, ergänzende Schutzmaßnahmen. Eine Kopie der maßgeblichen Garantien oder weitere Informationen hierzu können über datenschutz@winworker.de angefordert werden.

9. Dauer der Speicherung bzw. Kriterien für die Festlegung der Dauer

Die personenbezogenen Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies auf Grund der geltenden Rechtgrundlage zulässig ist. Insbesondere so lang es erforderlich ist, um die Vertragszwecke, für die die personenbezogenen Daten erhoben wurden, zu erfüllen, solange deren weitere Aufbewahrung zur Erfüllung von Aufbewahrungspflichten oder aus überwiegendem berechtigten Interesse erforderlich ist oder bis die betroffene Person ihre Einwilligung, auf welche die Verarbeitung gestützt wurde, widerruft.

Daten, die WinWorker GmbH ausschließlich als Auftragsverarbeiter verarbeitet, werden nach Weisung des Kunden sowie nach den im Vertrag über die Auftragsverarbeitung festgelegten Lösch- und Rückgaberegelungen verarbeitet und gelöscht.

10. Rechte der Betroffenen

• Recht auf Auskunft, Art. 15 DSGVO
  • Recht auf Berichtigung, Art. 16 DSGVO
  • Recht auf Löschung, Art. 17 DSGVO
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, Art. 18 DSGVO
  • Recht auf Datenübertragbarkeit, Art. 20 DSGVO

Besonderer Hinweis zum Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen eine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Widerspruch einzulegen, die auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. e oder f DSGVO beruht. Wir verarbeiten die betroffenen Daten anschließend nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Werden personenbezogene Daten für Direktwerbung verarbeitet, können Sie dieser Verarbeitung jederzeit und ohne Angabe von Gründen widersprechen. Dies gilt auch für ein damit zusammenhängendes Profiling. Nach Ihrem Widerspruch werden die Daten nicht mehr für Direktwerbung verarbeitet.
Den Widerspruch können Sie insbesondere per E-Mail an datenschutz@winworker.de oder postalisch an die unter Ziffer 1 genannte Anschrift richten.

11. Widerrufsrecht bei Einwilligung

Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Durch den Widerruf wird die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung, die bis zum Widerruf auf Grundlage der Einwilligung erfolgt ist, nicht berührt. Der Widerruf kann insbesondere postalisch an die unter Ziffer 1 genannte Anschrift, per E-Mail an datenschutz@winworker.de oder – soweit die Einwilligung über eine App oder eine Einstellung erteilt wurde – über den dort bereitgestellten Weg erklärt werden. Der Widerruf ist ebenso einfach möglich wie die Erteilung der Einwilligung.

12. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben gemäß Art. 77 DSGVO das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes. Die Kontaktdaten der für die WinWorker GmbH zuständigen Aufsichtsbehörde finden Sie unter Ziffer 3.

13. Pflicht zur Bereitstellung von personenbezogenen Daten

Wir weisen bei der jeweiligen Erhebung darauf hin, welche Angaben gesetzlich oder vertraglich erforderlich und welche Angaben freiwillig sind. Ohne erforderliche Vertrags- und Kontaktdaten kann ein Vertrag gegebenenfalls nicht angebahnt oder durchgeführt werden. Ohne gesetzlich erforderliche Angaben können die hiermit verbundenen Leistungen oder Pflichten gegebenenfalls nicht erfüllt werden. Bei optionalen App-Berechtigungen führt die Nichtbereitstellung grundsätzlich nur dazu, dass die jeweils betroffene Funktion nicht genutzt werden kann. Ohne Standortfreigabe stehen insbesondere standortabhängige Funktionen und eine aktivierte Übermittlung von Ortungsdaten nicht zur Verfügung; andere Funktionen bleiben unberührt, soweit sie den Standort nicht benötigen.

14. Automatisierte Entscheidungsfindung oder Profiling

Eine ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung – einschließlich Profiling – beruhende Entscheidung, die gegenüber betroffenen Personen rechtliche Wirkung entfaltet oder sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt, findet durch die WinWorker GmbH nicht statt. Die in WINWORKER bereitgestellten Berichte, Statistiken und Auswertungen stellen für sich genommen keine Entscheidung der WinWorker GmbH über die hiervon betroffenen Personen dar. Soweit Profiling für andere Zwecke eingesetzt wird, wird dies bei der jeweiligen Verarbeitung gesondert beschrieben.

Stand: August 2026