Die GoBD, also die “Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff”, stellen ALLE Betriebe vor besondere Herausforderungen: Wenn die umfangreichen Vorgaben nicht eingehalten werden, drohen kostspielige Steuerzuschätzungen. Die WinWorker Handwerkersoftware unterstützt Handwerker dabei, GoBD konform zu arbeiten. Und zwar so, dass der Aufwand für den Anwender so gering wie möglich bleibt. Die unabhängige Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Concunia hat die GoBD Konformität unserer Module im Frühjahr 2017 nach dem Prüfstandard IDW PS 880 zertifiziert.
Der WinWorker Maßnahmenkatalog umfasst unter anderem:
Posteingang | Postausgang | Festschreibung von Stundeninformationen | Festschreibung von Kassenabschlüssen
Mit uns arbeiten Sie natürlich auch GDPdU-konform!
Mit uns arbeiten Sie natürlich auch GDPdU-konform!
Die GoBD kurz und knapp:
1. Die Verwaltungsvorschrift
Die GoBD sind in einem Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom November 2014 veröffentlicht worden und gelten seit dem 01.01.2015 und seit dem 01.01.2017 uneingeschränkt.
4. Betroffene Dokumente
Es geht um steuerlich relevante Dokumente wie Rechnungen, Gutschriften und Angebote, aber auch um Stundeninformationen, Kassenabschlüsse und vieles mehr.
2. Die Grundsätze
Sie fordern insbesondere die Vollständigkeit, Richtigkeit, zeitgerechte Buchungen, Ordnung und Unveränderbarkeit der Daten von digitalen Aufzeichnungen.
5. Abläufe dokumentieren
Außerdem müssen alle betroffenen Betriebe eine Verfahrensdokumentation und ein Internes Kontrollsystem (IKS) vorweisen können.
3. Digitale Prüfung
Die Dokumente müssen zudem revisionssicher, im Ursprungsformat und maschinell auswertbar abgelegt werden.
6. Mögliche Folgen
Bei Nichtbeachten der Grundsätze können die Finanzbehörden bei Betriebsprüfungen auf Strafzahlungen und Steuerschätzungen zurückgreifen.
Die GoBD kurz und knapp:
1. Die Verwaltungsvorschrift
Die GoBD sind in einem Schreiben des Bundesfinanzministeriumsvom November 2014 veröffentlicht worden und gelten seit dem 01.01.2015 und seit dem 01.01.2017 uneingeschränkt.
2. Die Grundsätze
Sie fordern insbesondere die Vollständigkeit, Richtigkeit, zeitgerechte Buchungen, Ordnung und Unveränderbarkeit der Daten von digitalen Aufzeichnungen.
3. Digitale Prüfung
Die Dokumente müssen zudem revisionssicher, im Ursprungsformat und maschinell auswertbar abgelegt werden.
4. Betroffene Dokumente
Es geht um steuerlich relevante Dokumente wie Rechnungen, Gutschriften und Angebote, aber auch um Stundeninformationen, Kassenabschlüsse und vieles mehr.
5. Abläufe dokumentieren
Außerdem müssen alle betroffenen Betriebe eine Verfahrensdokumentation und ein Internes Kontrollsystem (IKS) vorweisen können.
6. Mögliche Folgen
Bei Nichtbeachten der Grundsätze können die Finanzbehörden bei Betriebsprüfungen auf Strafzahlungen und Steuerschätzungen zurückgreifen.
Umstellung auf die GoBD nicht verpassen
Steuerschätzungen drohen
Die ersten Handwerksbetriebe wurden schon auf der Basis der GoBD geprüft. Schauen Sie sich in unserem Film an, welche Erfahrungen z.B. Malermeister Georg Hendricks machen musste.
Sie haben noch keine Software, mit der Sie GoBD konform arbeiten?
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Der GoBD Check von WinWorker
Das Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen ist 37 Seiten lang, die Vorgaben sind vielfältig und zuweilen unübersichtlich. In unseren GoBD Check Videos können Sie anhand einiger wichtiger Punkte einfach nachprüfen, ob Ihr Betrieb schon GoBD konform arbeitet.
Der GoBD Maßnahmenkatalog
Die Lösung von WinWorker
Die GoBD konforme Ablage Ihrer Dokumente
GoBD Archiv
WinWorker unterstützt Sie als Handwerker dabei, Ihre Dokumente nach den Grundsätzen der Richtigkeit und Ordnung zu erstellen. Im WinWorker GoBD Archiv werden die Belege dann unter Beachtung der Grundsätze der Vollständigkeit, Unveränderbarkeit und Ordnung abgelegt. Nicht nur der Postausgang, sondern auch alle steuerlich relevanten Posteingangsdokumente werden so archiviert.
Selbstverständlich sorgen wir dafür, dass die Daten maschinell auswertbar sind. Die Funktionalität bildet auf der Grundlage des WinWorker Dokumentenmanagements einen wichtigen Baustein zur Erfüllung der GoBD!
ZUGFeRD – der neue Standard
Maschinelle Auswertbarkeit
Mit dem ZUGFeRD Verfahren erhalten Ihre Rechnungen neben dem Rechnungsbild (also dem sichtbaren, augenlesbaren Teil der PDF-Datei) auch einen maschinenlesbaren Teil, der als XML-Datei in die PDF eingebettet wird. Dies sorgt u.a. dafür, dass die Datei jederzeit während der Aufbewahrungsfrist auch unabhängig von der ursprünglich erstellenden Software maschinell ausgewertet werden kann.
Der ZUGFeRD Standard unterstützt die maschinelle Auswertbarkeit, die laut Abgabenordnung gefordert wird. Für andere Dokumente wie Angebote, Auftragsbestätigungen usw. haben wir ein Inhouse-Format entwickelt, das dem ZUGFeRD Standard grundsätzlich entspricht.
Festschreibung Kasse & Stunden
Fotoablage – einfach per Smartphone
Die Fotoablage ist nicht nur einfach, sondern genial! Dafür werden spezielle Dokumente verwendet. Diese enthalten einen Unterschriftsbereich, in dem der betroffene Mitarbeiter durch seine Unterschrift die Richtigkeit der Informationen des Dokuments bestätigt – so zum Beispiel seiner Stunden oder des täglichen Kassenabschlusses.
Wird der Unterschriftsblock mit der WinWorker App fotografiert, so wird die Bestätigung des Mitarbeiters inklusive des Fotos der Unterschrift an die WinWorker Software übertragen. Vollautomatisch wird dann das Originaldokument mit den von den GoBD geforderten maschinell auswertbaren Daten des gesamten Belegvorfalls und der Unterschrift des Mitarbeiters in das GoBD Archiv übertragen.
Bitte beachten Sie: WinWorker führt keine Rechts- oder Steuerberatung durch, so dass alle hier genannten Schritte nur empfohlen werden können. Fragen Sie auf jeden Fall Ihren Steuerberater zum Thema GoBD und klären Sie den Handlungsbedarf! Für die Einhaltung der gesetzlichen Rahmenbedingungen ist nur der Steuerpflichtige selbst verantwortlich!
Wichtig für Sie: Maßnahmen außerhalb der Branchenlösung
Neben den Lösungsvorschlägen, die wir von Softwareseite liefern können, gibt es noch weitere Anforderungen der GoBD, die Sie selbst in Angriff nehmen müssen. Hierzu gehören unter anderem die folgenden Punkte:
E-Mail-Archivierung
Archivieren Sie Ihre E-Mails, um GoBD-konform zu handeln. Dazu sind verschiedene Anwendungen auf dem Markt. Wir setzten beispielsweise in unserem Hause auf eine Lösung von Barracuda, den Message Archiver.
Auch bei diesem Thema gilt: Sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater und mit Ihrem betreuenden Systemhaus!
Verfahrensdokumentation und internes Kontrollsystem
Jeder Betrieb ist verpflichtet, eine Verfahrensdokumentation zu erstellen und ein Internes Kontrollsystem (IKS) aufzubauen. Daraus muss hervorgehen, wie die Abläufe in Ihrem Betrieb organisiert sind und wie die elektronischen Belege erfasst, empfangen, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden. Außerdem muss ersichtlich sein, wie Sie zum Beispiel die Software vor unbefugtem Zugriff schützen.
Sprechen Sie bitte mit Ihrem Steuerberater über diese notwendigen und wichtigen Schritte! Sie können sich bei Fragen auch gern an Steuerberater Joachim Welper von der Concunia Steuerberatungsgesellschaft mbH wenden. Er bietet Unterstützung bei der Erstellung von Verfahrensdokumentation und IKS.
Schon gewusst?
WinWorker und DATEV
WinWorker ist mit der DATEV Schnittstelle ideal an die DATEV Lösung Ihres Steuerberaters bzw. an Ihre hausinterne DATEV Software angebunden. Die Branchensoftware unterstützt als DATEV Datenaustauschformate zur Finanzbuchhaltung neben dem neuen DATEV Format auch das alte Vorgängerformat Postversandformat. Bitte beachten Sie, dass das Postversandformat seit dem 31.12.2017 eingestellt wurde.
Unter Verwendung der mit der WinWorker Software vereinbarten Prüfszenarien zu dieser Schnittstelle hat DATEV den technisch fehlerfreien Datenaustausch bestätigt.
Sie haben weitere Fragen zu den GoBD?
Laden Sie unsere kostenlose Infobroschüre herunter
Wichtige Randziffern im Überblick
Unser Service:
Wir haben eine kurze Übersicht zusammengestellt, die aufzeigt, an welchen Stellen im Schreiben des Bundesfinanzministeriums mit den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ bestimmte Themen behandelt werden:
(Kap.= Kapitel, RZ.=Randziffer)
Anforderungungen zur Protokollierung, Rz. 59
Aufbewahrung der Daten, u.a. Rzn. 113, 117, 119, 120 Kap. 9.2
Aufbewahrung Kassenabschlüsse, u.a. Rzn. 20, 48
Aufbewahrung Stundendaten, u.a. Rzn. 20, 127
Belegsicherung, u.a. Rzn. 67-70, 77-79
Datensicherheit, u.a. Rzn. 103, 104
Dokumenten-ID, u.a. Rzn. 5, 71, 72
Entwürfe, u.a. Rz. 5
GoBD-relevante Dokumente, u.a. Kap. 1.3
Grundsätze der Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnung, u.a. Rz. 26, Kap. 3.2
– Vollständigkeit, u.a. Kap. 3.2.1
– Richtigkeit, u.a. Kap. 3.2.2
– zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen, u.a. Kap. 3.2.3
– Ordnung, u.a. Kap. 3.2.4
– Unveränderbarkeit, u.a. Kap. 3.2.5
Maschinelle Auswertbarkeit, u.a. Kap. 9.1
Mitwirkungspflicht, u.a. Kap. 11.2
Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit, u.a. Rz. 26, Kap. 3.1, 10
Unveränderbarkeit der Daten, u.a. Rzn. 58, 59, 85, 107-111
Ursprungsformat, u.a. Rzn. 132, 133
ZUGFeRD, u.a. Rzn. 125, Kap. 9.1