GoBD-konforme Lösungen mit Testaten für Ihre Sicherheit
Wir haben jede Menge Arbeit investiert und zum Wohle und zur Sicherheit unserer Kunden verschiedene GoBD-relevante Module in der WinWorker Software zertifizieren lassen: das GoBD-Archiv, den Posteingang, das Dokumentenmanagement, den Postausgang, die Arbeitszeiterfassung und die Kasse.
Während manch anderer Software-Hersteller sich sogar selbst eine „GoBD-Konformität“ bescheinigt, haben wir diese Aufgabe der unabhängigen Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Concunia überlassen, die mit GoBD-Zertifizierungen schon große Erfahrungen hat.
Aber was sind eigentlich die GoBD?
Die GoBD, die "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ gelten nun seit dem 01.01.2017 uneingeschränkt. Sie lösten die "Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen" (GDPdU, in Kraft getreten am 01.01.2002) sowie die "Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme" (GoBS, in Kraft getreten am 14.12.1995) ab.
Mit den GoBD sind die Anforderungen vom Gesetzgeber an Unternehmen erheblich gestiegen, da die Grundsätze auch auf Nebensysteme ausgeweitet wurden. Sie müssen Vollständigkeit, Richtigkeit, zeitgerechte Buchungen, Ordnung und Unveränderbarkeit der Daten garantieren.
WinWorker führt keine Rechts- oder Steuerberatung durch, so dass die nachfolgenden Schritte nur empfohlen werden können. Fragen Sie auf jeden Fall Ihren Steuerberater zum Thema GoBD und klären Sie den Handlungsbedarf!
Eine der wichtigsten Informationen aus dem Erlass vom Bundesfinanzministerium zur GoBD: Für die Einhaltung der gesetzlichen Rahmenbedingungen ist nur der Steuerpflichtige selbst verantwortlich! (siehe Randziffer Rz. 21)
GoBD Checkliste - Arbeitet Ihre Handwerker Software nach den Vorgaben der GoBD?
Schauen Sie sich unsere GoBD Checkliste an und erfahren Sie, ob Ihre Software GoBD-konform arbeitet. Sollte sie einen Punkt dieser Checkliste nicht erfüllen, besteht dringender Handlungsbedarf!
Sie haben festgestellt, dass Ihre Software nicht GoBD-konform ist?
Seit dem 01.01.2017 müssen Sie ohne Einschränkungen GoBD-konform arbeiten. Lassen Sie es nicht zu Strafzahlungen und Steuerschätzungen kommen!
Unser GoBD Maßnahmenkatalog ist für alle Handwerker geeignet!
Unser GoBD Maßnahmenkatalog deckt alle Gewerke des Handwerks ab. Sie sind Maler, Verputzer, Stuckateure, Trockenbauer, GaLaBauer, Dachdecker, Holzbauer, Zimmerer, Tischler, Raumausstatter oder Bodenleger? Dann sind Sie als Handwerksbetrieb hier genau richtig!
Wir empfehlen Ihnen die Umsetzung unserer Lösungsvorschläge als wichtige Bausteine zur Erfüllung der GoBD, denn es betrifft jeden Handwerker:
GoBD-Archiv - Die GoBD-konforme Ablage Ihrer Dokumente
WinWorker unterstützt Sie als Handwerker dabei, die Belege nach den Grundsätzen der Richtigkeit¹ und Ordnung¹ zu erstellen. Im WinWorker GoBD-Archiv werden die Belege dann unter Beachtung der Grundsätze der Vollständigkeit ¹, Unveränderbarkeit ¹ und Ordnung ¹ abgelegt. Diese Funktionalität bildet auf der Grundlage des WinWorker Dokumentenmanagements einen wichtigen Baustein zur Erfüllung der GoBD!
Bitte beachten Sie: "Die Ablage von Daten und elektronischen Dokumenten in einem Dateisystem erfüllt die Anforderungen der Unveränderbarkeit regelmäßig nicht [...]" - aus dem Erlass zu den GoBD, Randziffer (Rz.) 110. Reine Word- und Excel-Dateien genügen nicht den Anforderungen der GoBD!
ZUGfeRD - Der neue Standard für elektronische Rechnungen
Mit dem ZUGFeRD-Verfahren erhalten Ihre Rechnungen neben dem Rechnungsbild (also dem sichtbaren, augenlesbaren Teil der PDF-Datei) auch einen maschinenlesbaren Teil, der als XML-Datei in die PDF eingebettet wird. Dies sorgt u.a. dafür, dass die Datei jederzeit während der Aufbewahrungsfrist auch unabhängig von der ursprünglich erstellenden Software maschinell ausgewertet werden kann. Der ZUGFeRD-Standard unterstützt die maschinelle Auswertbarkeit, die laut Abgabenordnung §147 Absatz 2 Nr.2 gefordert wird. Siehe dazu folgende Rz. im Erlass zu den GoBD: Rz. 125 ¹, sowie das gesamte Kapitel 9.1 (maschinelle Auswertbarkeit) ¹.
WinWorker und DATEV
WinWorker ist mit der DATEV-Schnittstelle ideal an die DATEV-Lösung Ihres Steuerberaters bzw. an Ihre hausinterne DATEV-Software angebunden. Die Branchensoftware unterstützt als DATEV-Datenaustauschformate zur Finanzbuchhaltung neben dem neuen DATEV-Format auch das alte Vorgängerformat Postversandformat. Bitte beachten Sie, dass das Postversandformat zum 31.12.2017 eingestellt wird.
Unter Verwendung der mit der WinWorker Software vereinbarten Prüfszenarien zu dieser Schnittstelle hat DATEV den technisch fehlerfreien Datenaustausch bestätigt.
Fotoablage - Stundeninformationen
Fotoablage - täglicher Kassenabschluss
Wenn Sie das WinWorker Kassenmodul einsetzen, drucken Sie oder Ihr Mitarbeiter am Ende des Tages den Kassenbericht, unterschreiben ihn und schicken ihn anschließend per Fotoablage mit allen relevanten Beleginformationen in maschinell auswertbarer Form direkt in das GoBD-Archiv.
¹ Siehe dazu folgende Rzn. (Randziffern) im Erlass zu den GoBD: Rzn. 26, 130, 131, 134, sowie die Kapitel 3.2.1 (Vollständigkeit), 3.2.2 (Richtigkeit), 3.2.4 (Ordnung), 3.2.5 (Unveränderbarkeit)
Sie sind interessiert an unserem GoBD Maßnahmenkatalog? Dann testen Sie unverbindlich die WinWorker Software!
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(Ihre Daten werden von uns vertraulich behandelt!)
Nutzen Sie bereits jetzt folgende Funktionen der WinWorker Software!
Aktivieren Sie die WinWorker Rechteverwaltung!
Bestimmen Sie, wer in Ihrem Handwerksbetrieb etwas in der WinWorker Software verändern, bearbeiten oder löschen darf. Schränken Sie z.B. den Personenkreis ein, der Dokumente neu ausdrucken kann. Wie Sie am besten Ihr eigenes Rechtekonzept für Ihr Unternehmen erarbeiten, können Sie im Handbuch einsehen (siehe besonders Kapitel 2.11 und das Unterkapitel 2.11.1 mit Bezug auf die GoBD).
Weitere Anregungen
Zusätzlich zu unseren empfohlenen Maßnahmen besprechen Sie mit Ihrem Steuerberater auch folgende Punkte:
Scannen Sie ihren Posteingang
Sie erfüllen damit die gesetzliche Buchführungspflicht beim Führen des Grundbuchs. Sie sollten durch eine Verfahrensbeschreibung und das IKS (Interne Kontroll-System) festhalten, wie die Abläufe in Ihrem Unternehmen organisiert sind. Stimmen Sie diese mit Ihrem Steuerberater ab. Durch eine Sichtkontrolle und Prüfung desjenigen Mitarbeiters, der die Belege digitalisiert, dürfen Sie die Belege umwandeln und abgewandelt digital weiterbearbeiten. Es ist notwendig, die Original-Belege im ursprünglichen Zustand vorzuhalten. Dabei stellt sich bei den digitalen Belegen (Rechnung als PDF-Dokument) das größte Problem. Selten sind die PDF-Dateien mit einer Signatur unterzeichnet. Die PDF-Belege enthalten auch selten ein ZUGFeRD-Format, welches der Erlass explizit anspricht, um eine elektronische Auswertung möglich zu machen. Die PDF-Datei als reines "Rechnungsbild" (also als augenlesbarer, sichtbarer Teil der PDF-Datei ohne eingebettete Rechnungsdaten im standardisiertem XML-Format) wird nicht akzeptiert. Mit der Ablage der Original-PDF-Datei kommt dann die größte Herausforderung - die Unveränderbarkeit / Revisionssicherheit.
E-Mail Archivierung
Archivieren Sie Ihre E-Mails um GoBD-konform zu Handeln. Es gibt dazu fertige Appliances, Cloud Lösungen, Virtuelle Appliances, u.v.m..
Wir setzten beispielsweise in unserem Hause auf eine Lösung von Barracuda: den Message Archiver.
Auch hier sollten Sie mit Ihrem Steuerberater und mit Ihrem betreuenden Systemhaus Rücksprache halten!
Revisionssicherheit
Eine revisionssichere Dateiablage ist eine große technische Herausforderung mit einigen Hürden und wird vom Gesetzgeber gefordert. Aus aktueller Sicht kann zum jetzigen Zeitpunkt dessen Relevanz und tatsächliche Notwendigkeit in der betrieblichen und steuerlichen Praxis nicht eingeschätzt werden.
Bitte wenden Sie sich unbedingt an Ihren Steuerberater!
Durch eine Festlegung im Rahmen einer Verfahrensbeschreibung und die laufende Überprüfung bzgl. der Einhaltung der von Ihnen festgelegten Verfahrensweisen sind aus unserer Sicht die Anforderungen mit den gegebenen Werkzeugen erfüllbar.
Für weitere Informationen können Sie das Schreiben vom Bundesfinanzministerium zu den GoBD in voller Länge abrufen.
Testen Sie jetzt kostenlos & unverbindlich den GoBD-Maßnahmenkatalog von WinWorker!
Sie möchten GoBD-konform arbeiten und sind interessiert an unserer Software? Dann testen Sie doch unsere kostenlose Demoversion.
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Wichtige Randziffern zu GoBD Zertifikaten und Testaten
Die Finanzbehörde stellt weder Zertifikate noch Testate aus, außerdem trifft sie keine allgemein gültigen Aussagen zur Konformität einer Software (oder Hardware), da gerade DV-Systeme einem steten Veränderungs-Prozess (z.B. Releasewechsel, Updates etc.) unterworfen sind und damit einen Einfluss auf die Aufzeichnungen haben könnten.
Siehe Rz. 179
Positivtestate zur Ordnungsmäßigkeit der Buchführung werden nicht erteilt, dementsprechend auch nicht zur Ordnungsmäßigkeit von DV-gestützten Buchführungssystemen.
Siehe Rz. 180
„GoBD“-Zertifikate oder Testate von Drittanbietern sind gegenüber der Finanzbehörde nicht bindend und müssen von dieser deswegen nicht berücksichtigt werden; die Finanzbehörde selbst stellt keine Bescheinigungen aus, ob eine Software „GoBD-konform“ ist oder nicht (siehe Rz. 179). Solche „Zertifikate“ und „Testate“ Dritter können allein als Entscheidungskriterium zur Auswahl eines Softwareproduktes dienen, d.h. diese dürfen zu Werbezwecken eingesetzt werden - also dienen Testate nur als Prospektmaterial.
Siehe Rz. 181
* Wir empfehlen das Model Honeywell 1202g VoyagerBT. Dieses benötigt eine serielle Schnittstelle (RS232), z.B. mit einem RS232-Anschlusskabel (offizielle Honeywell Artikelnummer CBL-020-300-C00). Besitzt Ihr Rechner keinen seriellen Port, können Sie einen Serial-to-USB-Adapter nutzen. Reine USB Barcodescanner werden nicht unterstützt! Wir empfehlen: DIGITUS USB 2.0 zu seriell Konverter, DSUB 9M, inkl. USB A Kabel (80 cm lang), USB A Stecker - USB A Buchse.
