Was sind die GDPdU?

Betriebsprüfung und Datenzugriff

Die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) sind eine Verwaltungsvorschrift und Vorgänger der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD), von denen die GDPdU am 01. Januar 2015 abgelöst wurden. Die GDPdU beinhalten Regeln zur Aufbewahrung digitaler Unterlagen und stellen die Mitwirkungspflicht des Steuerpflichtigen bei einer Betriebsprüfung klar. In den GDPdU werden bestimmte Rechtsnormen aus der Abgabenordnung (AO) und dem Umsatzsteuergesetz (UStG) konkretisiert.

Schlagworte:

GDPdU | GoBD | Datenträgerüberlassung

Wir weisen Sie darauf hin, dass WinWorker keine Steuer- und/oder Rechtsberatung leistet.

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Was Sie wissen sollten:

Sind die GDPdU denn trotz GoBD noch relevant?

Ja! Sofern bei einer Betriebsprüfung die Geschäfts- bzw. Wirtschaftsjahre vor 2015 untersucht werden, kommen die Anforderungen der GDPdU voll zum Tragen – teilweise gelten sie sogar in der Übergangszeit bis 2017. Dann müssen alle digitalen steuerrelevanten Daten für einen Datenzugriff aufbereitet werden – auch eine Datenträgerüberlassung ist möglich.

Eine Auswertung der Daten erfolgt dann in der Regel über die IDEA-Software des Steuerprüfers.

Wie erfolgt die digitale Steuerprüfung?

Während einer Betriebsprüfung kommt beim Datenzugriff durch die Steuerbehörden die sogenannte IDEA-Software zum Einsatz, um die digitalen Informationen auswerten zu können. Wird eine Datenträgerüberlassung angeordnet, müssen die exportierten Daten einer gewissen Taxonomie (einer dokumentierten Systematik bzw. Strukturierung) folgen, um die Überprüfung ausreichend zu unterstützen. Diese Taxonomie kann auch der Steuerpflichtige vorgeben – relevant ist, dass der Aufbau begleitend dokumentiert wird. Daher gibt es einige Software-Anbieter, die Ihren Fokus auf die Übergabe an die IDEA-Software gelegt haben oder sich die Übergabe-Schnittstelle sogar haben testieren lassen.

 

Reicht ein spezielles IDEA-Testat des Software-Anbieters, um GoBD-Konformität zu gewährleisten?

Nein! Nur weil Daten zertifiziert mittels IDEA-Software ausgelesen und ausgewertet werden können, heißt das nicht, dass die Daten im Vorfeld auch GDPdU-/GoBD-konform erstellt und revisionssicher archiviert wurden.

 

Reicht ein Testat, das GDPdU-/GoBD-Konformität bescheinigt?

Hier muss man ganz genau hinsehen: Oft bezieht sich die Konformität nur auf wenige Teilstrecken des Gesamtprozesses des digitalen Geschäftsvorfalls. Das würde dann auf keinen Fall ausreichen!

Denn es muss immer hinterfragt werden, wie die Daten erstellt wurden, ob eine Bearbeitung bis zur Übergabe lückenlos protokolliert wurde und ob die Daten bis zur Übergabe entsprechend archiviert und gegen Verlust gesichert worden sind. Außerdem stellt sich die Frage, ob die Daten auch nach dem Überspielen auf einen externen Datenträger noch sicher vor Manipulationen sind.

Zudem sollte man immer überprüfen, durch wen ein Software-Anbieter testiert wurde: Einige Anbieter vermeiden eine unabhängige Beurteilung der GDPdU-/GoBD-Konformität und zertifizieren sich stattdessen selbst.

 

Reicht DATEV Unternehmen online (DUO), um GoBD-konform zu arbeiten?

Da mit Inkrafttreten der GoBD alle Vor- und Nebensysteme der Datenverarbeitung (DV) ebenfalls konform sein müssen, kann DUO allein nicht ausreichen! Zu diesen DV-Systemen zählen u.a. Softwarelösungen für die Fakturierung (also für die Rechnungslegung), für die Zeiterfassung und für die Materialwirtschaft, aber auch elektronische Kassensysteme fallen hierunter. Beispielsweise müssen selbst erstellte Rechnungen im Originalformat und maschinell auswertbar archiviert werden – bei einer Übergabe an die DATEV wird aber in der Regel nicht das Originalformat übermittelt und archiviert.

 

Wie sieht die Lösung von WinWorker aus?

Daten der WinWorker Software aus der Zeit vor 2015 (also aus dem Geltungszeitraum der GDPdU) können durch das GoBD-Maßnahmenpaket ins GoBD-Archiv übertragen und dort revisionssicher gespeichert werden. Jegliche Änderungen von Dokumenten werden – ebenfalls revisionssicher – lückenlos protokolliert.

Im Falle einer Datenträgerüberlassung werden die Daten mit der geforderten Taxonomie maschinenlesbar bereitgestellt. Zudem stellt die WinWorker Software sicher, dass die exportierten Daten nicht nachträglich manipuliert werden können.

Über die Schnittstelle zu DATEV Unternehmen online ist Ihr Betrieb außerdem perfekt an die DATEV angebunden.

 

Mit dem GoBD-Maßnahmenpaket von WinWorker stellen Sie sicher, dass von der digitalen Erstellung von Dokumenten über die Bearbeitung und Datensicherung bis zu einem möglichen Datenzugriff alle Teilschritte GoBD-konform umgesetzt werden.

 

Fazit

Zusammengefasst lässt sich sagen, dass Einzel-Testate allein nicht ausreichen, um eine GoBD- oder GDPdU-Konformität sicherzustellen. Jeder Schritt von der Erstellung über die Bearbeitung, die Archivierung, die Datensicherung bis hin zur maschinenlesbaren Auswertung der Daten bzw. Übergabe per Datenträgerüberlassung muss den vom Gesetzgeber geforderten Anforderungen entsprechen!

 

Im Markt agieren viele Anbieter, die nur Teillösungen anbieten und dennoch der Ansicht sind, dass dies ausreichen würde – schlussendlich müssen Sie als Steuerpflichtiger und Verantwortlicher Ihres Unternehmens aber abwägen, ob Sie das Risiko einer negativen Betriebsprüfung in Kauf nehmen wollen.

Wir empfehlen Ihnen dringend: Sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater!

 

Mehr Informationen zu unserem GoBD-Maßnahmenkatalog.

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