Deine Pflichten und Fristen im Handwerk
Rechtzeitig informiert, keine bösen Überraschungen mehr.
Als Handwerker hast du im Alltag genug um die Ohren – Baustellen, Kunden, Material. Da bleibt kaum Zeit, den Überblick über neue Meldepflichten, Fristen und gesetzliche Vorgaben zu behalten. Dabei können verpasste Termine oder das Nichteinhalten von Pflichten für dich und deinen Betrieb schnell teuer werden.
Hier findest du wichtige Pflichten und Fristen klar zusammengefasst und verständlich erklärt – mit direktem Bezug zu deinem Gewerk. Wir erweitern die Liste laufend und prüfen auf Aktualität.
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7 ThemenWas gilt heute
Generell sind alle Arbeitgeber zur Arbeitszeitaufzeichnung verpflichtet – unabhängig von Branche und Betriebsgröße. Seit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) vom 13. September 2022 musst du als Arbeitgeber ein objektives, verlässliches und zugängliches System einrichten, mit dem Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit – inklusive Überstunden – aufgezeichnet werden.
Die Grundlage dafür reicht noch weiter zurück: Der Europäische Gerichtshof hatte bereits 2019 entschieden (Rs. C-55/18), dass alle EU-Mitgliedstaaten Systeme zur Erfassung der Arbeitszeit verpflichtend einführen müssen. Für viele Gewerke im Bau- und Ausbaubereich galten schon vorher besondere Regelungen – etwa durch das Mindestlohngesetz (MiLoG) oder das Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (SchwarzArbG).
Pflicht zur digitalen Zeiterfassung kommt
Im Koalitionsvertrag 2025 wurde festgehalten, dass die elektronische Zeiterfassung Pflicht wird. Einige Details sind noch offen, klar ist aber, dass Stundenzettel in Papierform abgeschafft werden. Die Nutzung eines elektronischen Systems zur Erfassung der Arbeitszeit wird also gesetzlich verpflichtend – auch wenn die genauen Regelungen noch nicht final verabschiedet sind.
Kleine und mittlere Unternehmen (KMU) können aber aufatmen: Für solche Betriebe soll es Übergangsregelungen geben. Laut dem bisher vorliegenden Gesetzesentwurf sind gestaffelte Fristen je nach Betriebsgröße vorgesehen – Klein- und Kleinstbetriebe mit bis zu 10 Mitarbeitern könnten sogar ganz ausgenommen werden.
Zeiterfassung einfach erledigen – mit WINWORKER!
Mit WINWORKER erfasst du alle Arbeits- und Pausenzeiten deiner Mitarbeiter digital, sauber und rechtssicher. Das funktioniert sogar direkt vom Smartphone auf der Baustelle oder von unterwegs aus. So stellst du deinen Betrieb schon heute zukunftsfähig für die kommende Pflicht auf.
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Gleiches Geld für gleiche Arbeit – das ist der Grundgedanke hinter der am 6. Juni 2023 in Kraft getretenen Entgelttransparenzrichtlinie der EU (2023/970). Ab dem 7. Juni 2026 muss diese Richtlinie EU-weit in nationales Gesetz überführt werden. In Deutschland soll das Entgelttransparenzgesetz (EntgTranspG) erheblich erweitert werden.
Die 5 wichtigsten Neuerungen ab Juni 2026
- Gehaltsangabe in Stellenanzeigen: Alle Stellenanzeigen müssen künftig eine geschlechtsneutrale Gehaltsspanne oder ein konkretes Einstiegsgehalt enthalten. Die Angabe „VB" ist keine Option mehr.
- Tabu-Frage in Bewerbungsgesprächen: Du darfst Bewerberinnen und Bewerber nicht mehr nach ihrem aktuellen Gehalt fragen – diese Frage ist als Arbeitgeber unzulässig und verboten!
- Ausweitung des Auskunftsrechts: Künftig gelten Transparenzpflichten bereits ab 100 Beschäftigten. Beschäftigte können Auskunft über Vergleichsgehälter für gleichwertige Tätigkeiten verlangen – aufgeschlüsselt nach Geschlecht.
- Berichtspflichten: Ab 100 Beschäftigten müssen regelmäßig Entgeltberichte erstellt werden. Ab einer Lohnlücke von mehr als 5 % besteht verpflichtend Handlungsbedarf.
- Beweislastumkehr: Wer Entgeltunterschiede nicht sachlich begründen kann, trägt das rechtliche Risiko. Es drohen Nachzahlungen, Schadensersatz und Bußgelder.
Was du jetzt tun solltest
- Prüfe deine Gehaltsstrukturen und passe diese ggfs. an.
- Lass deine Arbeitsverträge möglichst von deinem Anwalt prüfen.
- Die Prozesse im Bereich Personalwesen / HR sollten angepasst und dokumentiert werden.
Wichtig: Der Referentenentwurf zur nationalen Umsetzung liegt – Stand Mai 2026 – noch nicht vor. Deutschland wird die Frist zum 7. Juni 2026 aller Voraussicht nach nicht einhalten. Die Richtlinie kommt dennoch – nur mit Verzögerung.
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Seit dem 1. Januar 2025 sind alle in Deutschland ansässigen Unternehmen verpflichtet, elektronische Rechnungen anzunehmen und verarbeiten zu können. Das heißt: Erhältst du für deinen Handwerksbetrieb eine E-Rechnung von einem anderen Unternehmen, z. B. von einem Lieferanten, darfst du diese nicht ablehnen.
Aktuell gültige E-Rechnungsformate
- XRechnung: Rein maschinenlesbares XML-Format für den B2G-Bereich. Du benötigst eine Software zum Auslesen. Enthält zusätzlich die Leitweg-ID zur eindeutigen Identifizierung des Empfängers.
- ZUGFeRD-Format: Hybridformat – enthält neben einem lesbaren Druckbild einen strukturierten XML-Datensatz. Ab Version 2.0 im Profil XRechnung einsetzbar im B2G-, B2B- und sogar B2C-Bereich.
GoBD-Pflicht beachten!
Wenn du E-Rechnungen erstellst oder erhältst, müssen die GoBD angewendet werden – inklusive rein digitaler und revisionssicherer Archivierung. Ein Papier-Ausdruck als Ersatz ist nicht gestattet. Die Aufbewahrungsfrist beträgt 10 Jahre.
E-Rechnungen einfach erstellen – mit WINWORKER!
Da zulässige E-Rechnungen auch rein maschinenlesbar sein können, benötigst du eine Software wie WINWORKER, um die Rechnungen ver- bzw. bearbeiten zu können.
Für alle Auszubildenden, die eine Ausbildung nach der Handwerksordnung oder dem BBiG machen, gilt 2026 die Mindestausbildungsvergütung laut dem Bundesinstitut für Berufsbildung (BIBB):
Wichtig: Tarifverträge – zum Beispiel im Bau- und Ausbauhandwerk – liegen oft deutlich über den gesetzlichen Mindestsätzen. Prüfe, ob in deinem Gewerk ein Tarifvertrag gilt.
Software-Tipp: Vergütungen in WINWORKER hinterlegen
In WINWORKER kannst du in deinen Stammdaten die Vergütung deiner Auszubildenden hinterlegen, inklusive einer Gewichtung der Arbeitsleistung. So werden die Lohnkosten bei der Kalkulation automatisch berücksichtigt.
Verdienstgrenze Minijobber
Mit der Erhöhung des gesetzlichen Mindestlohns liegt die Verdienstgrenze von Minijobbern nun bei 603 Euro im Monat.
Branchenmindestlöhne 2026
In vielen Gewerken gibt es 2026 neue Branchenmindestlöhne, die über dem gesetzlichen Mindestlohn liegen. Diese sind per Tarifvertrag verbindlich geregelt.
Seit 1. Januar 2026:
- Dachdeckerhandwerk: Ungelernte: 14,96 €/Std. | Gelernte: 16,60 €/Std.
- Elektrohandwerk: Gelernte Arbeitskräfte: 14,93 €/Std.
- Gebäudereiniger-Handwerk: Innen-/Unterhaltsreinigung (LG 1): 15,00 €/Std. | Glas-/Fassadenreinigung (LG 6): 18,40 €/Std.
- Gerüstbauer-Handwerk: Gelernte Arbeitskräfte: 14,35 €/Std.
Ab 1. Juli 2026:
- Maler- und Lackiererhandwerk: Gelernte Arbeitskräfte: 16,13 €/Std.
Software-Tipp: Mindestlohn in WINWORKER hinterlegen
Wenn du WINWORKER nutzt, kannst du den Mindestlohn direkt in deinen Stammdaten hinterlegen. So gehst du sicher, dass du die gesetzlichen Vorgaben einhältst, und kannst beim Schreiben eines Angebots optimal kalkulieren.
Was bedeutet „GoBD"?
Die „GoBD" stehen für die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff". Sie regeln, wie Unternehmen steuerlich relevante Daten digital erfassen, verarbeiten und archivieren müssen. Die Vorgaben gelten für nahezu alle Betriebe – also auch für deinen Handwerksbetrieb.
Welche Pflichten ergeben sich daraus?
Ziel der GoBD ist es, digitale Geschäftsprozesse nachvollziehbar, vollständig und prüfungssicher zu dokumentieren. Dazu zählen unter anderem Angebote, Rechnungen, Kassenbelege, Stundenzettel oder Buchungsdaten. Sobald steuerrelevante Informationen elektronisch erstellt oder empfangen werden, müssen diese GoBD-konform gespeichert werden.
Für deinen Handwerksbetrieb bedeutet das vor allem: Daten dürfen nachträglich nicht unbemerkt verändert werden. Änderungen müssen dokumentiert und nachvollziehbar bleiben. Außerdem müssen Unterlagen jederzeit lesbar, vollständig und maschinell auswertbar aufbewahrt werden. Eine reine Ablage von PDF-Dateien reicht dabei oft nicht aus.
Welche Aufbewahrungsfristen gelten?
Warum ist die Verfahrensdokumentation wichtig?
Zusätzlich fordert die GoBD eine sogenannte Verfahrensdokumentation. Darin wird beschrieben, wie Daten im Betrieb erstellt, verarbeitet, gespeichert und archiviert werden. Sie dient bei Betriebsprüfungen als Nachweis für die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben. Wer die Anforderungen nicht erfüllt, riskiert Beanstandungen bei Betriebsprüfungen oder im schlimmsten Fall Schätzungen durch das Finanzamt.
GoBD-konform mit WINWORKER
WINWORKER bietet bereits seit vielen Jahren eine gesetzeskonforme Lösung zur digitalen Dokumentation und Archivierung betrieblicher Daten. Mit dem GoBD-Maßnahmenkatalog unterstützt WINWORKER Handwerksbetriebe zusätzlich bei der Umsetzung der gesetzlichen Anforderungen. Damit arbeiten WINWORKER Kunden bereits von Anfang an GoBD-konform.
Seit dem 1. Januar 2020 greift die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV). Sie verpflichtet Unternehmen dazu, elektronische Kassensysteme mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) auszustatten. Das gilt ausnahmslos für alle Betriebe – unabhängig von Branche oder Betriebsgröße.
Elektronische Kassen mit TSE sollen Manipulationen an Kassendaten verhindern und eine rechtssichere Aufzeichnung aller Geschäftsvorfälle gewährleisten. Rechtsgrundlagen sind die Abgabenordnung (§ 146a AO) sowie die Kassensicherungsverordnung.
Diese Pflichten gelten für Kassensysteme
- Nutzung einer zertifizierten TSE
- Vollständige und manipulationssichere Speicherung aller Kassenvorgänge
- Möglichkeit zum digitalen Datenexport
- Ausgabe von Belegen gemäß Belegausgabepflicht
- Meldung elektronischer Kassensysteme an das Finanzamt
Besonders wichtig: Elektronische Kassendaten unterliegen den GoBD und müssen jederzeit nachvollziehbar, vollständig und unveränderbar archiviert werden. Verstöße können bei Betriebsprüfungen zu Schätzungen oder Bußgeldern führen.
Übergangsfristen sind vorbei – du musst jetzt handeln!
Die Übergangsregelungen für ältere Kassensysteme sind inzwischen ausgelaufen. Prüfe daher dringend, ob dein aktuelles Kassensystem den gesetzlichen Anforderungen entspricht. Viele Betriebe haben ihre Systeme bereits aufgerüstet oder ausgetauscht.
Kassensystem mit TSE – mit dem WINWORKER Kassenmodul
Mit dem WINWORKER Kassenmodul verwaltest du deine Rechnungen, Zahlungen und Kassenvorgänge digital und übersichtlich. So schaffst du die Grundlage für eine rechtssichere Kassenführung und bist – auch dank des GoBD-Maßnahmenpakets – optimal auf Betriebsprüfungen vorbereitet.
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Häufige Fragen zu Pflichten im Handwerk
Alle wichtigen Themen noch einmal ausführlich als FAQ – zum Nachlesen und Nachschlagen.
Ja – das gilt bereits heute
Generell sind alle Arbeitgeber zur Arbeitszeitaufzeichnung verpflichtet – unabhängig von Branche und Betriebsgröße. Seit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) vom 13. September 2022 musst du als Arbeitgeber ein objektives, verlässliches und zugängliches System einrichten, mit dem Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit – inklusive Überstunden – aufgezeichnet werden.
Die Grundlage dafür reicht noch weiter zurück: Der Europäische Gerichtshof hatte bereits 2019 entschieden (Rs. C-55/18), dass alle EU-Mitgliedstaaten Systeme zur Erfassung der Arbeitszeit verpflichtend einführen müssen. Für viele Gewerke im Bau- und Ausbaubereich galten schon vorher besondere Regelungen – etwa durch das Mindestlohngesetz (MiLoG) oder das Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (SchwarzArbG).
Was kommt: Digitale Zeiterfassungspflicht
Im Koalitionsvertrag 2025 wurde festgehalten, dass die elektronische Zeiterfassung Pflicht wird. Einige Details sind noch offen, klar ist aber, dass Stundenzettel in Papierform abgeschafft werden. Die Nutzung eines elektronischen Systems zur Erfassung der Arbeitszeit wird also gesetzlich verpflichtend – auch wenn die genauen Regelungen noch nicht final verabschiedet sind.
Kleine und mittlere Unternehmen (KMU) können aber aufatmen: Für solche Betriebe soll es Übergangsregelungen geben. Laut dem bisher vorliegenden Gesetzesentwurf sind gestaffelte Fristen je nach Betriebsgröße vorgesehen – Klein- und Kleinstbetriebe mit bis zu 10 Mitarbeitern könnten sogar ganz ausgenommen werden.
Dennoch lohnt sich die Einführung eines digitalen Systems: Es liefert viele Vorteile, etwa Möglichkeiten zur Nachkalkulation oder eine einfachere Dokumentation aller Zeiten.
Zeiterfassung einfach erledigen – mit WINWORKER!
Mit WINWORKER erfasst du alle Arbeits- und Pausenzeiten deiner Mitarbeiter digital, sauber und rechtssicher. Das funktioniert sogar direkt vom Smartphone auf der Baustelle oder von unterwegs aus. So stellst du deinen Betrieb schon heute zukunftsfähig für die kommende Pflicht auf.
Entgelttransparenz ab Juni 2026
Gleiches Geld für gleiche Arbeit – das ist der Grundgedanke hinter der am 6. Juni 2023 in Kraft getretenen Entgelttransparenzrichtlinie der Europäischen Union (EU) 2023/970. Ab dem 7. Juni 2026 muss diese Richtlinie EU-weit in nationales Gesetz überführt werden. In Deutschland soll daher das Entgelttransparenzgesetz (EntgTranspG) erheblich erweitert werden.
Nach bisheriger Rechtslage bestanden zentrale Auskunftsrechte erst in Betrieben mit mehr als 200 Beschäftigten. Viele kleinere Handwerksbetriebe waren damit kaum betroffen. Das ändert sich nun.
Die 5 wichtigsten Neuerungen ab Juni 2026
- Gehaltsangabe in Stellenanzeigen: Alle Stellenanzeigen müssen künftig eine geschlechtsneutrale Gehaltsspanne oder ein konkretes Einstiegsgehalt enthalten. Die Angabe „Verhandlungsbasis" / „VB" ist keine Option mehr.
- Tabu-Frage in Bewerbungsgesprächen: Du darfst Bewerberinnen und Bewerber nicht mehr nach ihrem aktuellen Gehalt fragen – diese Frage ist als Arbeitgeber unzulässig und verboten!
- Ausweitung des Auskunftsrechts: Künftig sollen die neuen Transparenzpflichten bereits für Unternehmen mit mindestens 100 Beschäftigten gelten.
- Berichtspflichten: Ab 100 Beschäftigten müssen regelmäßig Entgeltberichte erstellt werden. Ab einer Lohnlücke von mehr als 5 % besteht verpflichtend Handlungsbedarf.
- Beweislastumkehr: Wer Entgeltunterschiede nicht sachlich begründen kann, trägt das rechtliche Risiko. Es drohen Nachzahlungen, Schadensersatz und Bußgelder.
Was du jetzt tun solltest
- Prüfe deine Gehaltsstrukturen und passe diese ggfs. an.
- Lass deine Arbeitsverträge möglichst von deinem Anwalt prüfen.
- Die Prozesse im Bereich HR sollten angepasst und dokumentiert werden.
Wichtig zu wissen: Der Referentenentwurf zur nationalen Umsetzung liegt – Stand Anfang Mai 2026 – noch nicht vor. Deutschland wird die Frist zum 7. Juni 2026 aller Voraussicht nach nicht einhalten. Die Richtlinie kommt dennoch – nur mit Verzögerung.
E-Rechnungspflicht – gestaffelte Fristen
Seit dem 1. Januar 2025 sind alle in Deutschland ansässigen Unternehmen verpflichtet, elektronische Rechnungen anzunehmen und verarbeiten zu können. Das heißt: Erhältst du für deinen Handwerksbetrieb eine E-Rechnung von einem anderen Unternehmen, z. B. von einem Lieferanten, darfst du diese nicht ablehnen.
Aktuell gültige E-Rechnungsformate
- XRechnung: Rein maschinenlesbares XML-Format für den B2G-Bereich. Du benötigst eine Software zum Auslesen. Enthält zusätzlich die Leitweg-ID, die den Rechnungsempfänger eindeutig identifiziert.
- ZUGFeRD-Format: Hybridformat – enthält neben einem lesbaren Druckbild einen strukturierten XML-Datensatz. Ab Version 2.0 im Profil XRechnung einsetzbar im B2G-, B2B- und sogar B2C-Bereich.
Elektronische Rechnungen: Pflicht zur Einhaltung der GoBD!
Wenn du E-Rechnungen erstellst oder erhältst, müssen die GoBD angewendet werden – inklusive rein digitaler und revisionssicherer Archivierung. Ein Papier-Ausdruck als Ersatz ist nicht gestattet. Die Aufbewahrungsfrist beträgt 10 Jahre.
Hinweis: Software für E-Rechnungen
Da zulässige E-Rechnungen auch rein maschinenlesbar sein können, benötigst du eine Software wie WINWORKER, um die Rechnungen ver- bzw. bearbeiten zu können.
Für alle Auszubildenden, die eine Ausbildung nach der Handwerksordnung oder dem Berufsbildungsgesetz (BBiG) machen, gilt 2026 die Mindestausbildungsvergütung laut dem Bundesinstitut für Berufsbildung (BIBB):
Tarifverträge – z. B. im Bau- und Ausbauhandwerk – liegen oft deutlich über diesen Mindestsätzen. Prüfe, ob in deinem Gewerk ein Tarifvertrag gilt.
Software-Tipp: Vergütungen in WINWORKER hinterlegen
In WINWORKER kannst du in deinen Stammdaten die Vergütung deiner Auszubildenden hinterlegen, inklusive einer Gewichtung der Arbeitsleistung. Denn Auszubildende im ersten Lehrjahr musst du anders behandeln als jemanden im dritten Lehrjahr. Wenn du die Werte einmal hinterlegt hast, können die benötigten Zeiten und Lohnkosten einfach in den Positionen deiner Angebote berücksichtigt werden.
Gesetzlicher Mindestlohn
Seit dem 1. Januar 2026 gilt der neue Mindestlohn von 13,90 Euro die Stunde. Der Vorschlag der Mindestlohnkommission wurde von der Bundesregierung entsprechend umgesetzt. Am 1. Januar 2027 wird der Mindestlohn auf 14,60 Euro steigen.
Verdienstgrenze Minijobber
Mit der Erhöhung des gesetzlichen Mindestlohns liegt die Verdienstgrenze von Minijobbern nun bei 603 Euro im Monat.
Branchenmindestlöhne seit 1. Januar 2026
In vielen Gewerken gibt es 2026 neue Branchenmindestlöhne, die über dem gesetzlichen Mindestlohn liegen. Diese sind per Tarifvertrag verbindlich geregelt.
Software-Tipp: Mindestlohn in WINWORKER hinterlegen
Wenn du WINWORKER nutzt, kannst du den Mindestlohn direkt in deinen Stammdaten hinterlegen. Auf diese Weise gehst du sicher, dass du dich an die gesetzlichen Vorgaben hältst, und kannst bereits beim Schreiben eines Angebots optimal kalkulieren und erkennen, ob sich der Auftrag für dich rechnet.
Was bedeutet „GoBD"?
Die GoBD – „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" – regeln, wie Unternehmen steuerlich relevante Daten digital erfassen, verarbeiten und archivieren müssen. Die Vorgaben gelten für nahezu alle Betriebe – also auch für deinen Handwerksbetrieb.
Was musst du konkret beachten?
Sobald steuerrelevante Informationen elektronisch erstellt oder empfangen werden, müssen diese GoBD-konform gespeichert werden. Daten dürfen nachträglich nicht unbemerkt verändert werden. Änderungen müssen dokumentiert und nachvollziehbar bleiben. Unterlagen müssen jederzeit lesbar, vollständig und maschinell auswertbar aufbewahrt werden.
Verfahrensdokumentation
Die GoBD fordern zusätzlich eine Verfahrensdokumentation: eine Beschreibung, wie Daten im Betrieb erstellt, verarbeitet, gespeichert und archiviert werden. Sie dient bei Betriebsprüfungen als Nachweis. Wer die Anforderungen nicht erfüllt, riskiert Schätzungen durch das Finanzamt.
GoBD-konform mit WINWORKER
WINWORKER bietet eine gesetzeskonforme Lösung zur digitalen Dokumentation und Archivierung betrieblicher Daten. Mit dem GoBD-Maßnahmenkatalog unterstützt WINWORKER Handwerksbetriebe zusätzlich bei der Umsetzung der gesetzlichen Anforderungen.
TSE-Pflicht seit 2020
Seit dem 1. Januar 2020 greift die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV). Alle Unternehmen, die ein elektronisches Kassensystem nutzen, müssen dieses mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausrüsten. Das gilt unabhängig von Branche oder Betriebsgröße.
Diese Pflichten gelten für dein Kassensystem
- Nutzung einer zertifizierten TSE
- Vollständige und manipulationssichere Speicherung aller Kassenvorgänge
- Möglichkeit zum digitalen Datenexport
- Ausgabe von Belegen gemäß Belegausgabepflicht
- Meldung der Kasse beim Finanzamt
Wichtig: Kassendaten unterliegen den GoBD – sie müssen jederzeit nachvollziehbar, vollständig und unveränderbar archiviert werden. Verstöße können zu Schätzungen oder Bußgeldern führen.
Übergangsfristen sind abgelaufen
Die Übergangsregelungen für ältere Kassensysteme sind inzwischen ausgelaufen. Prüfe dringend, ob dein aktuelles System den gesetzlichen Anforderungen entspricht.
Rechtssichere Kassenführung mit WINWORKER
Mit dem WINWORKER Kassenmodul verwaltest du Rechnungen, Zahlungen und Kassenvorgänge digital und bist optimal auf Betriebsprüfungen vorbereitet.