Wir haben die Arbeitspaketierung mit der WinWorker Software zusammen eingeführt. Praktisch jedes Projekt, das wir hier haben, wird in Arbeitspakete unterteilt. Das gehört bei uns einfach zur optimalen Baustellenvorbereitung und zur Organisation unseres Betriebs dazu! Wir hatten hier und da noch einmal versucht, Leistungen mitzuschreiben, aber das ist nicht möglich. Wenn Sie sich vorstellen, wir hätten eine Leistungsposition, die „Gerüst“ heißt und eine Zeitvorgabe von 33 Stunden. Dann sag ich meinen Mitarbeitern, sie sollen auf diese Leistung mitschreiben. Möglicherweise hat das zur Folge, dass sie mir ganz stolz berichten, dass sie nur 31 Stunden für Transport und Aufbau gebraucht haben. Dabei wird dann der Abbau vergessen! Es geht also nur mit Arbeitspaketen.

Wie detailliert haben Sie Ihre Projekte aufgeschlüsselt?

Es gibt bei uns Leistungen, die haben durchaus 8, 10 oder sogar 12 Arbeitspakete. Ich nenn Ihnen mal als Beispiel eine Metallständerwand. Hier gibt es bei uns ein Arbeitspaket für den Transport der Materialien, für das Aufstellen der Konstruktion, eins für „eine Seite mit Trockenbauplatten beplanken“. Dann eins für die Dämmung und eins für die 2. Seite. Und so weiter, bis zum letzten Überschleifen der Oberfläche. Und wenn ich das in zwei Geschossen mache, gibt es möglicherweise noch einmal die gleiche Anzahl an Arbeitspaketen. Wir haben die Projekte also ganz fein aufgegliedert.

Wie kommen Ihre Mitarbeiter mit dieser Vorgehensweise zurecht?

Sehr gut. Dank der immer chronologisch aufgebauten Arbeitspakete konnten wir unseren Mitarbeitern ja von Anfang an einen regelrechten Fahrplan für ihre Arbeiten an die Hand geben. Dieses Vorgehen hilft also, die Arbeit besser zu strukturieren.

Unterstützt Sie die WinWorker Software bei der Arbeitspaketierung?

Es geht gar nicht ohne WinWorker! Unter uns: Wir hatten viele Jahre lang eine andere Software, und als wir uns entschlossen hatten, Arbeitspaketierung einzuführen, hat es auch dort geheißen, ja, das können wir. Aber wir mussten feststellen, dass sie die Arbeitspaketierung nicht zu unserer Zufriedenheit unterstützt. Ich wüsste übrigens auch nicht, welche andere Software das überhaupt wie WinWorker ermöglicht: mit Massenzuweisungen, mit vielen verschiedenen Arbeitspaketen und so weiter. WinWorker ist richtig, richtig gut. Also ich wüsste nichts Besseres.

Können Sie das System der Arbeitspaketierung auch für Ihre Kalkulation nutzen?

Ja, natürlich. Wir nutzen auch intensiv die Materialmitschreibung und führen auf dieser Basis mit Hilfe der Winworker Software unsere Nachkalkulation durch. Ohne diese Instrumente könnte ich meinen Betrieb gar nicht führen. und wir waren selbst ein wenig überrascht, welchen Effekt das auf unser Jahresergebnis hat: Seit ich die Arbeitspaketierung in der Software nutze, ist mein Jahresgewinn deutlich gestiegen!

Können Sie uns noch weitere Vorteile nennen, die sich für Sie aus der Arbeitspaketierung ergeben?

Wir stehen im ständigen Dialog mit anderen Betrieben, die auch die Arbeitspaketierung und WinWorker nutzen. Es stellt sich zum Beispiel heraus, dass der Malerbetrieb Kiwall in Dortmund für eine Leistung, für die wir hier 5 Minuten benötigen, nur 3 Minuten braucht. Wie machen die das? Dann erfahre ich, dass sie zum Beispiel das Objekt einfach mit einem bestimmten Material spritzen, statt anstreichen. Das spart Zeit. Jetzt machen wir das auch so. Der regelmäßige Austausch mit anderen Anwendern hilft sehr, unsere Leistungen weiter zu verbessern.

Was ist aus Ihrer Sicht das Besondere an WinWorker?

Es ist ein Programm, das unglaublich viel bietet. Außerdem hatte ich bei der Einführung von WinWorker bei uns häufiger gedacht, dass die Supportmitarbeiter bald einen Nervenzusammenbruch erleiden müssten, weil wir so viele Fragen hatten. Aber die sind unglaublich stresserprobt. Ich habe immer nur freundliche und engagierte Mitarbeiter erlebt. Ich werde einfach super bedient – ein riesiges Plus bei WinWorker.

Oder die Situation wie vorhin, Sie haben ja gesehen, dass ich Ihrem Vertriebsleiter Herrn Braunsteiner hier im Büro ein Problem in der Bedienerführung gezeigt habe, und da weiß ich, dieser Hinweis wird weiterverfolgt. Man hat die Gelegenheit, das Programm in gewisser Weise mit seinen Wünschen und Hinweisen aus der Praxis mitzugestalten. Das ist schon ungewöhnlich in der Branche.

Haben Sie Tipps für andere Malerbetriebe?

Ich finde, die Wahl der richtigen Malersoftware ist so entscheidend für den betrieblichen Erfolg … Dieses Werkzeug muss das beste sein, das es auf dem Markt gibt. Eigentlich egal was es kostet. Wenn ich jetzt eine Bohrmaschine kaufe, schaffe ich mir ja auch eine vernünftige an und kein Billigprodukt aus dem Baumarkt. Für mich kommt konsequenterweise nur WinWorker infrage. Es ist eben spitze!

Das Unternehmen

Der Malerbetrieb Adam Oswald besteht heute in der 4. Generation. Firmenchef Frank Oswald und seine 20 Mitarbeiter bieten Ihren Kunden – zu 70 Prozent private Auftraggeber - ein breites Leistungsspektrum. Von der ganzheitlichen Raumgestaltung über Renovierungen, Innenausbau, Fassadengestaltung und Sanierung bis hin zu energiesparenden Bau- und Ausbausystemen, Bautenschutz, Betonschutz und Instandsetzung bietet die Firma alles aus einer Hand.

„Nicht lange fackeln – einfach wechseln!“

Ein Gespräch mit Jochen Renfordt, Iserlohn

Herr Renfordt, wie hat sich der Wechsel zu WinWorker auf die Abläufe in Ihrem Betrieb ausgewirkt?

Obwohl ich mit WinWorker ein Komplettpaket angeschafft habe, gab es für uns nach dem Wechsel vom alten Software­anbieter die Möglichkeit, erst einmal nur Teilbereiche des neuen Programms zu nutzen. Wir konnten quasi Schritt für Schritt vorgehen. Das hat uns geholfen, trotz der Umstellung das Tagesgeschäft weiter am Laufen zu halten.

Können Sie ein Beispiel nennen?

Derzeit sind wir dabei, unsere Leistungstexte einzupflegen. Ein notwendiger, aber auch langwieriger Vorgang, denn wir formulieren die Texte ganz individuell. WinWorker unter­stützt uns da sehr, das Verfahren ist sehr transparent. Wenn die Eingaben abgeschlossen sind, haben wir eine perfekte Arbeitsgrundlage und können die Leistungstexte künftig per Mausklick in unsere Angebotsdokumente einfügen. Gleichzeitig nutzen wir die Rechnungserstellung schon ausgiebig. Andere Funktionen - wie das Dokumentenmanagement - werden wir erst später in Angriff nehmen.

Gibt es für Sie weitere Highlights in der Zusammenarbeit?

Oh ja: die Einbindung der Arbeitspaketierung in das Pro­gramm! Ich habe das System der Arbeitspakete damals zusammen mit Michael Heil für Malerbetriebe erarbeitet und verfeinert. WinWorker setzt das hervorragend um. Für unseren Betrieb wurden sogar entsprechende individuali­sierte Berichte angefertigt, das hat reibungslos funktioniert. Mit der Arbeitspaketierung und WinWorker kann ich die Produktivität auf unseren Baustellen bestens steuern. Ich kenne keine andere Software, die das so kann.

Sie arbeiten viel mit Haus- und Wohnungsverwaltungen zusammen. Was kann WinWorker in dieser Hinsicht leisten?

WinWorker macht es möglich, dass der Datenaustausch sehr schnell und reibungslos funktioniert. Endlich gibt es keinen Papierkrieg mehr. Denn anstatt endlos Blankette zu kopieren, kann ich alles perfekt aufbereitet mit einem Klick online an die Hausverwaltungen verschicken. Selbst unterschiedliche Dateiaustauschformate sind kein Problem. Und dank der perfekten Baustellenvorbereitung mit WinWorker können wir die Bauzeiten weiter verkürzen und Kosten senken.

Wer nutzt bei Ihnen im Haus das Programm?

Bei uns nutzen insgesamt sieben Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Winworker Software. Sie sind von Anfang gut damit zurechtgekommen. Das liegt sicherlich auch daran, dass wir die Schulungsangebote von WinWorker intensiv nutzen.

Welche sind das?

Gleich am Anfang haben wir einen Grundkurs besucht, der alle Mitarbeiter erst einmal in die Software und ihre Besonderheiten eingeführt hat. Einige Zeit später haben wir noch eine individuelle Beratung durch Martina Milles hier bei uns in Anspruch genommen. Das hat uns sehr gut gefallen, weil sie auf unsere ganz individuellen Fragen eingegangen ist. Zum Thema Arbeitspaketierung haben wir dann auch Michael Heil hier im Betrieb gehabt, der uns auf den neuesten Stand gebracht hat. Mittlerweile nutzen wir hauptsächlich den Support und die Fernwartung. Das funktioniert sehr elegant, man kümmert sich wirklich um unsere Anliegen. Der Dienstleistungsgedanke ist dort sehr stark ausgeprägt.

Haben Sie einen Tipp für andere Malerbetriebe?

Ich kann allen, die unzufrieden sind mit Ihrer Software­lösung, nur raten: Nicht lange fackeln, einfach zu WinWorker wechseln! Das wird den Betrieben wirklich leicht gemacht, denn WinWorker kann gleich von Anfang an genutzt werden. Und das Tagesgeschäft läuft ungestört weiter.

Herr Renfordt, vielen Dank für das Gespräch.

Das Unternehmen:

Der Tätigkeitsschwerpunkt des Malerfachbetriebs Renfordt liegt auf Renovierungen und Sanierungen im Innen- und Außenbereich. Die rund 30 Mitarbeiter führen sämtliche Malerarbeiten und Reinigungsarbeiten durch. Auftraggeber sind private Kunden und Hausverwalter. Bei letzteren stehen Sanierungsarbeiten wie Wärmedämmung, Beton- und Fassadensanierungen im Vordergrund.

„Mit WinWorker kauft man wertvolle Zeit“

Ein Interview Michael Kiwall, Dortmund

Herr Kiwall, Sie geben Ihren Kunden auf Ihren Internetseiten recht konkrete Garantien, wie zum Beispiel: „Malermeister Michael Kiwall beginnt pünktlich und beendet die Arbeiten zum vereinbarten Zeitpunkt“ oder „In 48 Stunden erhalten Sie, wenn Sie es wünschen, Ihr schriftliches Angebot.“ Wie schaffen Sie es, diese Ziele einzuhalten?

Das liegt mitunter an unserer konsequenten Nutzung der WinWorker Software. Durch die schnelle und unkomplizierte Erstellung von Dokumenten im WinWorker und deren komfortable Auswertung gewinnt man sehr viel Zeit. Der Tag hat nun mal nur 24 Stunden, und wenn ich es schaffe, die nötigen Verwaltungsarbeiten wie Angebote und Rechnungen schneller abzuwickeln, erhalte ich mehr Zeit für unser eigentliches Geschäft, das Malen und Lackieren. Diesen Vorteil gebe ich natürlich an meine Kunden weiter.

Aber Angebote und Rechnungen sind ja noch nicht alles. Wir sind WinWorker Kunde seit 2001. Da standen einige für uns heute so wichtige Themen wie zum Beispiel die Arbeitspaketierung oder die elektronische Zeiterfassung noch gar nicht auf der Tagesordnung. Das hat sich alles sehr schnell weiterentwickelt.

Würden Sie also sagen, dass der WinWorker mit der Zeit geht?

Ich würde sogar noch einen draufsetzen: Er geht nicht nur mit der Zeit, sondern ist Ihr oft schon eine Nasenlänge voraus. Die Entwickler machen sich Gedanken über Neuerungen oder Features, die noch gar nicht im Markt etabliert sind. Sie nehmen Gedankengänge von Malermeistern auf, die erst einmal als Visionen „herumschwirren“, und sagen, „Mensch, das könnte was für uns sein.“

Nehmen wir zum Beispiel die tolle Möglichkeit, Arbeitspakete zu Projekten zu bilden und die Zeiten entsprechend mitzuschreiben.

Wie nutzen Sie dieses Angebot und wie wird es angenommen?

Als wir die Arbeitspaketierung vor circa eineinhalb Jahren eingeführt haben, gab es doch einige Skepsis bei den Mitarbeitern. Bei einem sehr informativen Tagesseminar mit dem Unternehmensberater Michael Heil, das uns von WinWorker angeboten wurde, konnten dann schon viele Fragen geklärt werden. Auch ich habe mit den Mitarbeitern anhand unseres Baustellenordners einige Fälle Schritt für Schritt durchgespielt, und siehe da, das Thema ist heute gut angenommen. Seit diesem Jahr führen wir für jedes Projekt die Arbeitspaketierung konsequent durch. Mittlerweile ist es so, dass die Mitarbeiter auf der Baustelle selbstständig Arbeitspakete anlegen, und wir kaum nachkommen, sie im WinWorker einzupflegen.

Gibt es bei Ihnen standardisierte Arbeitspakete oder definieren Sie sie für jedes Projekt neu?

Es gibt einzelne Aufträge, wo die Arbeitsabläufe immer gleich sind, da haben wir unsere Standard-APs. Aber die meisten Projekte sind sehr individuell, jeder Kunde ist anders. Darauf ist der WinWorker glücklicherweise sehr gut eingerichtet. Das Entscheidende ist, dass man sich im Vorfeld Gedanken macht über den Ablauf der Baustelle. Und daraus leite ich dann die Arbeitspakete ab. Zu viel Standardisieren heißt für mich, ich denke weniger nach. Und je weniger ich nachdenke und plane, umso mehr Arbeitszeit und schließlich auch Geld geht verloren. Unsere Arbeitspakete sollen so klein wie möglich, prägnant und eindeutig sein, das ist ganz wichtig.

Können Sie uns konkrete Beispiele geben?

Neben die üblichen Paketen wie „Spachteln“ oder „Tapezierarbeiten“ haben wir so genannte „interne Arbeitspakete“: Dazu gehören beispielsweise Fahrten, die nicht zu einer bestimmten Baustelle zugerechnet werden können.

Neulich habe ich überlegt, wie ich meine privaten Kunden noch mehr emotional berühren kann. Jetzt bringen wir ihnen morgens, wenn wir kommen, Brötchen mit. Eigentlich müsste ich jetzt sogar ein Arbeitspaket „Brötchen holen“ schreiben (schmunzelt).

Hat die Arbeitspaketierung für Sie messbare Veränderungen gebracht?

Wir haben festgestellt, dass wir am Anfang zu knappe Zeiten gesetzt haben, und haben die dann, so weit der Marktpreis es hergibt - angepasst. Wir wissen mittlerweile sehr exakt, wie viele Minuten wir für gewisse Arbeitspakete brauchen. Diese Transparenz ist ja auch der Sinn der Sache.

Entscheidend ist, dass das Handling auf der Baustelle so einfach ist, dass die Fehlerquellen reduziert werden, und dass die Ergebnisse stimmig sind. Selbst wenn es für den Mitarbeiter auf der Baustelle ein paar Minuten länger dauert, wenn Arbeitspakete erfasst werden, ist es doch entscheidend, dass ich hier im Büro - in diesem Fall meine Frau - Zeit spare, die ich dann für etwas anderes übrig habe. Das muss man transportieren.

Welcher Vorteil hat die Arbeitspaketierung gegenüber den einfachen Stundenzetteln?

Wir haben ganz klare Zeitwerte erhalten für die einzelnen Arbeiten. Das war unsere Haupterkenntnis. Und unsere Mitarbeiter sind wirklich motiviert, weil sie mehr Klarheit über ihre einzelnen Schritte haben und versuchen, die Vorgaben auch hinzukriegen. Natürlich ist es nicht in erster Linie wichtig, das Projekt in jedem einzelnen Arbeitsschritt genau auf den Punkt zu bringen, sondern dass das Gesamtprojekt auf „null“ ist. Mit der Arbeitspaketierung kann ich aber leicht feststellen, wenn einzelne AP stark ausreißen, und nach den Ursachen suchen.

Wie sind sie insgesamt mit WinWorker zufrieden?

Die Qualität der Mitarbeiter im Support ist für mich überdurchschnittlich gut, sie sind extrem freundlich und hilfsbereit. Manchmal fehlt mir ein Zwischenbescheid, wenn die Klärung eines Sachverhalts einmal etwas länger dauert, aber das ist wohl dem hohen Arbeitsaufkommen zuzurechnen.

Im Entwicklungsstadium würde ich einen Arbeitskreis mit einigen Anwendern und der Softwareentwicklung vorschlagen, der sich ein- bis zweimal im Jahr trifft. Dort können aktuelle Themen und Vorschläge besprochen werden.

Auf jeden Fall gilt: Ich bin ein WinWorker Fan!

Was würden Sie anderen Malerbetrieben mit auf den Weg geben?

Unser höchstes Gut ist Zeit. Je mehr Zeit wir für Dinge haben, die wir gerne machen, sei es Familie oder Hobbys, umso mehr Lebensfreude hat man und umso gesünder und besser fühlt man sich. Meine ganze Familie ist total fußballbegeistert. Dank WinWorker habe ich wieder mehr Zeit für beides.

Herr Kiwall, vielen Dank für das Gespräch.

Das Unternehmen:

Die Malermeister Michael Kiwall UG (haftungsbeschränkt) & Co. KG beschäftigt derzeit 36 Mitarbeiter. Der von Michael Kiwall gegründete Betrieb legt seinen Schwerpunkt auf anspruchsvolle Mal- und Oberflächentechniken für den Innen- und Außenbereich - vom klassischen Anstrich über hochwertige Tapezierarbeiten, dekorative Lackierungen und kreative Putztechniken bis zur energetischen Sanierung. Dabei reicht das Spektrum von kompletten Neubauanlagen bis hin zu Kleinstaufträgen „in Haus und Hof“.

„Es wird nicht nur geredet, es tut sich auch was!“

Ein Interview mit Stefan Moseler, Moseler GmbH, Zeltingen

Herr Moseler, Sie sind mir vor unserem Gespräch angekündigt worden als der Kunde, der WinWorker Neuentwicklungen auf Herz und Nieren prüft. Wie ist es zu dieser engen Zusammenarbeit gekommen?

Wir nutzen schon seit 1977 EDV, waren also früh dabei. Da unser zu seiner Zeit sehr gutes Softwarehaus IPF nicht mehr weitergemacht hat, waren wir gezwungen, uns 2001 nach etwas Neuem umzusehen. Nach ausführlicher Recherche war ein renommierter Softwareanbieter  gefunden und auch installiert. Aber bereits direkt nach der Installation auftauchende Probleme, die vorher so nicht bekannt waren, haben uns dann ganz kurzfristig zum Zweitplatzierten unserer Software-Anbieterliste, der Firma Sander + Partner wechseln lassen. Dirk Sander hat dann spontan zugesagt, kurz vor Weihnachten 2001 am Wochenende nach Zeltingen zu kommen und uns die Software zu installieren. Sein Know-how und die Erfahrungen, die ich mitgebracht habe, haben zu diesem regen und intensiven Austausch und einer sehr intensiven Zusammenarbeit geführt. Wir haben schnell festgestellt: Bei WinWorker wird nicht nur geredet, es tut sich auch was!

Zunächst war WinWorker wegen seiner enormen Vielfältigkeit durchaus erklärungsbedürftig, und man musste schon einiges an Zeit investieren, um die Software in ihrer Komplexität selbst  zu erarbeiten. Aber wenn man erkennt, was man mit dieser Software alles machen kann, ist das schon überzeugend. Dahinter steckt ein unglaubliches Potenzial.

Wie viele Mitarbeiter arbeiten bei Ihnen mit WinWorker?

Wir haben bewusst mehrere WinWorker Arbeitsplätze eingerichtet, auch für Halbtagskräfte, damit das Programm bei Bedarf für alle damit betrauten Mitarbeiter individuell verfügbar ist. Sonst kommt es schnell dazu, dass man sich doch „auf einen anderen Lösungsweg“ begibt, rasch in anderen Programmen etwas „strickt“ und damit auf zwei verschiedenen Schienen arbeitet – das dauert im Endeffekt viel länger und man erkennt die Möglichkeiten nicht, die WinWorker bietet, um letztendlich das Programm effektiv zu nutzen.

Sie nutzen neben dem Basispaket auch das WinWorker Dokumentenmanagement. Wie gehen Sie da vor?

Wir scannen die gesamte papiergebundene Korrespondenz ein, also einfach alles, was hier über den Schreibtisch geht. Bis die Vorgehensweise drin war, war das anfänglich auch schon einmal mit Doppelarbeit verbunden. Wir nutzen das Dokumentenmanagement jetzt seit zwei Jahren, und ich muss sagen, es hat sich für uns als eine der fruchtbarsten Neuentwicklungen in der WinWorker Software herausgestellt! Wenn man weiß, dass die Dokumente am Bildschirm verfügbar sind, greift man viel schneller auf ein Dokument zu als wenn man erst aufstehen und es in einem Ordner im Schrank suchen muss, um es herauszuholen und es dann wieder wegzuheften.

Auch von Vorteil ist es, Lieferantenrechnungen mehrfach zuordnen zu können: einmal zum Projekt, dann zum Kunden und zum Lieferanten. Früher musste man die Rechnung mehrfach kopieren und in verschiedenen Ordnern ablegen.

E-Mails ordnen wir ebenfalls über das Dokumentenmanagement den Projekten zu, dann ist wirklich alles beisammen. So wissen wir auch in drei Jahren noch, wo eine bestimmte E-Mail abgelegt ist. Das ist natürlich in der Erfassung erst einmal etwas zeitaufwändiger, aber im Endeffekt spart man viel Zeit durch eine durchorganisierte Dokumentenstruktur. Die praktische Schlagwortsuche ist dann noch das „Sahnehäubchen“.

Sie schreiben im Internet: „Wir bieten solide Qualitätsarbeit, gepaart mit Fortschritt und Kundenorientierung“. Inwiefern unterstützt Sie WinWorker dabei, dieses Versprechen umzusetzen?

Wir haben mit der WinWorker Software ein hervorragendes Werkzeug, um unsere Angebote entsprechend auszustatten, und andererseits flexibel im Kalkulationsbereich zu sein. Wir bieten unseren Kunden immer individuelle Lösungen und bedienen uns daher nicht aus von der Industrie oder sonstigen Anbietern vorgefertigten Leistungstexten, sondern schreiben unsere eigenen.

Wir hatten ja bereits einen sehr großen Stamm von Daten aus der alten Software, die wir dann im WinWorker angepackt und mit den sich hier bietenden neuen Möglichkeiten textlich wie auch kalkulationsmäßig bearbeitet und erweitert haben. Ich habe regelmäßig Besuch von WinWorker Interessenten und Anwendern, die sich hier informieren wollen. Sie staunen oft über die Strukturierung unseres Datenstammes. Wie übersichtlich man sich das aufbauen kann. Es ist ein langer Weg bis dahin, aber ohne diese an der Praxis und den betrieblichen Belangen orientierte Investition ist das beste Kalkulationsprogramm nichts wert.

Mit den jetzt neuen Suchfenstern wurden zum Beispiel auf einmal Dinge sichtbar, die man vorher nur sehr aufwändig kontrollieren konnte, wie alternative Buchnummern oder Zuordnung zu verschiedenen Leistungsbereichen. Daraufhin habe ich gesagt, so das gucken wir jetzt bei uns alles einmal durch und korrigieren die Fehler. Vorher ist es uns nur zufälligerweise untergekommen. Jetzt kann man alles in einem Fenster sehen und gleich richtig nach neuen Erkenntnissen strukturieren und anpassen.

Schreiben Sie auch eigene Arbeitsanweisungen und hinterlegen sie?

Wir nutzen die Arbeitsanweisungen für sonstige Hinweise zu Produkten oder Leistungen und können so unseren Mitarbeitern Informationen gezielt über den Bericht für den Baustellenstart an die Hand geben. Beispielsweise Verbrauchswerte, Mischungsverhältnisse oder andere Besonderheiten. Die Wichtigkeit dieser Arbeitsanweisungen haben wir übrigens erst nach einiger Zeit entdeckt. Winworker erfordert eben doch eine tiefe Einarbeitung, um es in allen Facetten nutzen zu können.

Inwieweit haben Sie den Kundensupport von WinWorker genutzt?

Wir haben vor Jahren zwei externe Winworker Schulungen besucht, weil wir aber schon so weit drin waren in der Materie, haben wir dann in der Folgezeit mehr in eigener Regie gearbeitet und den direkten Draht – hier vor Ort und telefonisch - zu Sander + Partner gesucht. Der Support ist fit. Selbst wenn mal eine Frage nicht sofort am Telefon beantwortet werden kann, erhalte ich kurze Zeit später eine kompetente Antwort.

Sie nannten vorhin den Bericht, den Sie Ihren Mitarbeitern auf die Baustelle mitgeben. Erstellen Sie noch weitere?

Ja, es gibt ja ein umfangreiches Berichtswesen für alle möglichen Bereiche wie Kalkulation, Stammdaten, Stundenmitschreiben und Baustellenauswertung. Das nutzen wir ausgiebig. Beispiel Mit-Kalkulation, auch Lean Controlling genannt: Schon während der laufenden Arbeiten öffne ich mir den entsprechenden Bericht, um mir ein Bild vom Stand der Dinge auf der Baustelle zu machen. Da ist WinWorker unverzichtbar, ganz besonders bei der Nachkalkulation und globalen Betriebsübersicht.

Ein großes Plus ist hier die fruchtbare Zusammenarbeit mit dem Institut für Betriebswirtschaft und Unternehmensführung des Hauptverbandes, wo ich auch im Beirat vertreten bin. Aus meiner Sicht ist es für jeden Betriebsinhaber oder auch verantwortlichen Betriebsleiter enorm wichtig, sich mit betriebswirtschaftlichen Themen auseinander zu setzen - für den großen und mittleren genauso wie für den kleinen Malerbetrieb. Da sollte man keine Berührungsängste haben. WinWorker unterstützt optimal eine speziell auf Handwerksbetriebe abgestellte und praxisbezogene betriebswirtschaftliche Führung eines Betriebs.

Welche weiteren Module kommen bei Ihnen zum Einsatz?

Wir nutzen die meisten der von WinWorker angebotenen Module. Besonders hervorzuheben sind aber die Materialmitschreibung und Stundenmitschreibung. Unsere Mitarbeiter erhalten so genannte Arbeitsstellenzettel, die aus dem Leistungsverzeichnis heraus teils über die Arbeitspakete, teils über die Positionen ausgedruckt werden. Da stehen dann die Leistungen bzw. die Arbeitspakete, auf die mitgeschrieben werden soll. Sie sehen hier auf diesen Zetteln, dass wir auch immer wieder Positionen haben, die neu hinzukommen, wie zum Beispiel zusätzliche Arbeiten. Kein Problem, die werden extra berichtet und dann ggf. in unseren Dateien ergänzt.

Stunden- und Materialmitschreibung funktionieren gut, erfordern natürlich eine gewisse Disziplin an der Baustelle und im Büro. Das ist aber das generelle Thema in der Software: Ich kann nicht erwarten, dass hinten ein gutes Ergebnis rauskommt, wenn ich vorher schludrig bei den Eingaben war. Wir sagen immer, jede betrieblich relevante Zahl muss irgendwann irgendwie einmal über eine Tastatur erfasst werden. Man muss also nur im Voraus bedenken und strukturieren, wo und wie man diese Eingabe tätigt, um sie in allen Bereichen nutzen zu können.

Mussten Sie bei Ihren Leuten Überzeugungsarbeit leisten, als WinWorker eingeführt wurde?

Unser gemeinsames Ziel war immer, weiterzukommen, es gab daher keine Probleme, was die Akzeptanz der Software angeht. Kleine Startschwierigkeiten gab es natürlich zu Beginn. Wir mussten unsere Arbeitsabläufe ein wenig an die neue Software anpassen. Das ist ja auch nicht unbedingt negativ. Bei dieser Gelegenheit kann man mit dem alten Kram auch einmal aufräumen. Strukturen, die man schon immer ändern wollte, werden angepackt.

Also, ich bin überzeugt von WinWorker. Nicht zuletzt, wenn man wie wir auch in die Tiefe zum Beispiel hinsichtlich Kalkulation, Nachkalkulation und betriebswirtschaftlicher Betriebsführung gehen will, gibt es - glaube ich - nichts Besseres! Was natürlich nicht heißt, dass keine Verbesserungen möglich sind. Und genau das ist der für mich wichtigste Punkt in der Zusammenarbeit mit WinWorker. Der enge Dialog mit Herrn Sander und seinen Mitarbeitern hilft, Fehlentwicklungen zu vermeiden und anwendergerechte, praxisbezogene Dinge so voran zu bringen, dass der Anwender einen Nutzen hat.

Herr Moseler, vielen Dank für das Gespräch.

Das Unternehmen

Die Moseler GmbH ist in der fünften Generation fest in Familienhand und beschäftigt zwischen 10 und 12 gewerbliche Mitarbeiter, hinzu kommen drei Meister. Sie sind in einem Umkreis von rund 150 km Ansprechpartner vor allem für die Sanierung und Beschichtung von Betonoberflächen sowie alle Arten von Sonderbeschichtungen im Hoch-, Tief- und Stahlbau, aber auch für die klassischen Malerarbeiten im Innen- und Außenbereich. Die Auftraggeber kommen aus dem Gewerbebau, dem Wohnungsbau, aus Versorgungsbetrieben, Kommunen und aus privaten Haushalten.

„Das Programm ist extrem innovativ“

Ein Interview mit Uwe Walter, Dortmund

Herr Walter, Sie sind langjähriger WinWorker Kunde. Erzählen Sie doch einmal: Wie sind Sie zu diesem Programm gekommen?

Wir haben vor 16 Jahren ganz schlicht mit Word angefangen, und haben später eine Branchensoftware genutzt, die es allerdings nur in einer dos-Version gab. Ein sehr stabiles System, aber wegen der fehlenden grafischen Umsetzung nicht besonders komfortabel. Nach einiger Suche bin ich dann auf WinWorker gestoßen. Das Programm war und ist diesbezüglich extrem innovativ. Man kann mit der Oberfläche spielen und hat viele, viele Möglichkeiten, die es bis dahin nicht gab. Uns wurde schnell klar, dass der WinWorker nicht einfach nur ein Programm zur Adressverwaltung und zum Schreiben von Angeboten ist.

Was würden Sie da besonders herausstellen?

Wir charakterisieren mit der Hilfe von WinWorker unsere Kunden nach ganz vielen Kriterien. Bis zu 32 Eigenschaften können wir pro Kunde hinterlegen und wir nutzen ziemlich viele dieser Felder. Beispielsweise haben wir erfasst, woher wir den Kunden haben: durch Mund zu Mund Propaganda, über die Gelben Seiten etc.… Merkmale, die wir in der Kommunikation mit dem Kunden erfragen, und hier im WinWorker abhaken.

Damit kann ich zum Beispiel feststellen, auf welche Resonanz unser Eintrag in den Gelben Seiten stößt oder ob das Werbeplakat an der Hauptstraße den gewünschten Erfolg hatte. Wir haben auf diesem Weg auch sehr aufschlussreiche Informationen über unsere Kundenstruktur bekommen. Normalerweise benötigt man für diese Kategorisierung und die Auswertung eine Extra-Software, WinWorker liefert das in seinem Basispaket gleich mit. Das ist eine geniale Geschichte.

Dieses Feature ist ja eigentlich nur ein Nebenprodukt der WinWorkerSoftware …

… das wir aber für uns optimal nutzen konnten.

Wir sind übrigens auch einmal „fremdgegangen“, weil wir in einer Situation nicht ganz mit dem WinWorker zufrieden waren. Schnell war eine Firma gefunden, für die diese Probleme „überhaupt kein Thema“ waren. Wir haben unsere Wünsche und Ideen genannt - wir hatten ja konkrete Vorstellungen, was das neue Programm mindestens bieten sollte, weil wir WinWorker gewohnt waren – und immer noch war die Antwort: „kein Thema, das machen wir passend“.

Als es dann aber ans „Eingemachte“ ging, passte alles irgendwie doch nicht. Wichtige Listen waren nicht verfügbar, unser Briefkopf konnte nicht implementiert werden. Und unsere Adressen waren ein einziger Scheiterhaufen, nachdem sie überspielt worden waren. Alle Kundenmerkmale waren weg. Wir haben der Firma eine Frist zur Nachbesserung gesetzt, in der sie alles nach unseren Wünschen realisieren sollten. Leider hat auch das nicht funktioniert. Da habe ich die Reißleine gezogen. Immerhin hatten wir viel Zeit investiert.

Und daraufhin sind Sie wieder zurück zu WinWorker?

Nachdem wir vorsichtig angefragt hatten, haben uns die WinWorker mit offenen Armen wieder aufgenommen.

Die Anbindung des Programms an Outlook –einer unserer Kritikpunkte – funktioniert mittlerweile genial. Ich bin nur sehr selten im Büro. Wenn ich dann von Terminen neue Kundenadressen mitbringe und in der WinWorker Software anlege, stehen Sie sofort auch in Outlook zur Verfügung, und ich kann sie mobil nutzen.

Ein wichtiges Thema ist heute die Mobile Zeiterfassung. Sie waren mit Ihrem Malerbetrieb ja ein Pionier…

Ja, wir haben dieses Modul seinerzeit in Auftrag gegeben. Bei aller anfänglichen Skepsis der Mitarbeiter: Es ist ein geniales System, um nicht nur stundenweise, sondern für eine Baustelle genau auf die Positionen im Leistungstext mitzuschreiben.

Früher guckte man sich nur die gesamte Baustelle an: ist sie gut gelaufen oder nicht? Wie viele Stunden habe ich gebraucht, wie viel Material. Wenn da eine „Null“ rauskam, waren wir glücklich, wenn rote Zahlen erschienen, hatten wir ein Problem. Aber wir konnten die Fehlentwicklung nicht wirklich ergründen, weil die Mitarbeiter nur schrieben, dass sie acht Stunden gearbeitet hatten. Mit der Zeiterfassung können wir nun die Arbeitszeiten den jeweiligen Leistungen zuordnen. Das ist natürlich total gigantisch.

Hat das konkrete Auswirkungen für Ihren Betrieb?

Wir haben ganz interessante Dinge zutage gefördert: Zum Beispiel haben wir festgestellt, dass wir einen bestimmten Mitarbeiter besser mit anderen Tätigkeiten betrauen als bisher. Wir konnten nämlich genau sehen, dass seine Arbeitszeiten beim Lackieren immer unter dem Soll lagen, und beim Anstreichen hat er sogar unsere Sollvorgaben halbiert. Dagegen hat er bei den Tapezierarbeiten die Zeiten regelmäßig um 50 Prozent überschritten. Also haben wir ihn von da an nur noch im Anstrich- und Lackierbereich eingesetzt – und alle waren zufrieden. Wir setzen heute unsere Mitarbeiter viel effektiver ein.

Welche Vorteile ergeben sich für Sie noch aus der mobilen Zeiterfassung?

Wir haben damit einen halben Arbeitsplatz eingespart, weil die Daten über die Zeiterfassungsgeräte ja direkt in die Buchhaltung exportiert werden. Vorher war es so, dass immer abends jemand für 2-3 Stunden hier war, der die Zeiten händisch eingegeben hat. Das ist nun nicht mehr nötig.

Schreiben Sie im Angebotsteil des WinWorker Ihre eigenen Leistungstexte oder nutzen Sie die vorformulierten Angebote, beispielsweise der Farbenhersteller?

Wir schreiben unsere eigenen Leistungstexte. Das Geniale beim WinWorker: Ich kann noch Arbeitsanweisungen einbinden. Es handelt sich um Tipps, wie Fehler vermieden werden können: Bei Spachtelarbeiten heißt es zum Beispiel: „Bitte nass in nass arbeiten“ oder „bitte den Raum verdunkeln, um den Effekt des Anstrichs bei künstlichem Licht sehen zu können“. Das sind Standards, die ich zum jeweiligen Leistungstext in den Stammdaten hinterlegen kann. Unsere Mitarbeiter können sie auch bei Bedarf ergänzen.

Welche Mitarbeiter nutzen bei Ihnen den WinWorker?

Neben dem Meister nutzen unsere Sekretärin und ich das Programm intensiv. Zukünftig wird auch unser Werkstattleiter damit arbeiten, der das Thema Lagerverwaltung mit Hilfe des Barcodescanners und der WinWorker Software in Angriff nimmt.Eine vernünftige Arbeitsvorbereitung schon im Lager schafft Effektivität, daher ist es wichtig, ein ordentliches Lager zu führen.

Ein toller Effekt der Barcode-Erfassung: Die Materialmitschreibung funktioniert realistisch. In den unterschiedlichen Bereichen, in denen wir arbeiten, gibt es ganz unterschiedliche Anteile des Materials an den Gesamtkosten. Im Kreativbereich z. B. sind es 5 bis 10 Prozent, bei der Betoninstandsetzung oder bei der Wärmedämmung kann das Material 20 oder sogar bis zu 35 Prozent ausmachen. Das kann man mit einer guten Materialmitschreibung leichter feststellen als mit einer pauschalen Mitschreibung oder einfachen Schätzung und entsprechend im Vorfeld kalkulieren. Ein gigantischer Vorteil von WinWorker.

Herr Walter, vielen Dank für das Gespräch.

Das Unternehmen:

Der Malerbetrieb Uwe Walter GmbH wurde bereits zwei Jahre nach seiner Gründung 1993 als eine der 20 erfolgreichsten Existenzgründungen in Deutschland ausgezeichnet. Anfang 2010 bricht Uwe Walter in eine neue Ära auf. Das Unternehmen unterteilt sich fortan in drei Marken: Uwe Walter Malerhandwerk, Uwe Walter Raumkreationen und Uwe Walter Vital-Konzept kümmern sich um die wachsenden Ansprüche ihrer Kunden. Während Uwe Walter Malerhandwerk weiterhin den bautechnischen Part übernimmt, tritt Uwe Walter Raumkreation für alle kreativen Aufgaben an. Uwe Walter Vital-Konzept bedient alle Anliegen im Bereich Farbe und Gesundheit. Insgesamt arbeiten 22 Mitarbeiter für die Uwe Walter Malerhandwerk GmbH.

„Wir wollen so schnell, so sauber und so nachvollziehbar wie möglich arbeiten.“

Ein Interview mit Wolfgang Metsch, Malermeister Metsch GmbH, Adelshofen

Herr Metsch, besonders interessieren uns Ihre Erfahrungen mit der WinWorker Software in Ihrem Arbeitsalltag. Öffnen Sie als erstes morgens WinWorker, wenn Sie ins Büro kommen?

Ja, meist läuft es sogar noch, weil wir auch die Telefonsoftware nutzen, die anzeigt, wer anruft. Das ist sehr praktisch, weil ich schon an der Nummer erkennen kann, wer den Anruf entgegennehmen soll. So kann ich besser koordinieren.

Wichtig ist für uns ist, dass wir die Arbeit im Büro so gering wie möglich halten. Es soll alles so schnell wie möglich, so sauber wie möglich und so nachvollziehbar wie möglich über die Bühne gehen. Auf der anderen Seite muss es natürlich auch Hand und Fuß haben, das ist ganz klar.

Welche Module nutzen Sie neben dem Basispaket?

Eigentlich haben wir Stunden- und Materialmitschreibung, aber ich muss mich noch einmal mit Ihrem Außendienstmitarbeiter, Herrn Hallmeier, dahinter klemmen, um diese Module richtig einzurichten und vollends auszunutzen. Es ist schwierig, sich im Tagesgeschäft Zeit dafür zu nehmen. Ich würde die Stundenmitschreibung gern mit der neuen mobilen Zeiterfassung via Handy kombinieren, die Sie anbieten. Wenn ich anhand des Baustellentagebuchs die Material- und Zeitwerte alle händisch berechnen muss, dann ist das schon kompliziert. Da freue ich mich auf die WinWorker Lösung.

Verwenden Sie auch vorgefertigte Leistungstexte wie sie zum Beispiel von Herbol angeboten werden?

Die Jumbos, die wir von Herbol gekriegt haben, sind für uns sehr interessant. Das hat uns sehr weitergeholfen, weil wir für die Fassadengestaltung viel Herbol Materialien verarbeiten. Wir haben auch die Sikkens-Daten mit übernommen. Das ist für mich natürlich eine tolle Sache.

Zum Beispiel eine Balkonsanierung, das ist ein Riesen-Paket mit verschiedenen Arbeitsschritten. Da geht es ja darum, dass alles detailgetreu erläutert wird. Wenn ich lediglich eine Grundierung habe, die circa zwei Euro kostet, da muss ich nicht viel schreiben. Aber wenn ein Kunde wissen will, was der laufende Meter einer umfassenden Balkonsanierung kostet, dann kann sich das schon einmal auf bis zu 80 Euro belaufen. Wenn ich dann im Einzelnen aufgeschlüsselt habe, was er bekommt, dann kann ich schon im Angebot ganz klar darstellen, dass wir z. B. zwei Zwischenschritte mehr bieten als die Konkurrenz. Und dieses Angebot habe ich dank vorgefertigter Leistungstexte mit nur wenigen Klicks erstellt.

In welchen Aspekten unterstützt Sie WinWorker besonders effektiv? 

Highlight für mich ist auf jeden Fall, dass ich die ganze Seite eines Dokuments in der Druckansicht sehen kann. Ich habe zwei 22 Zoll-Bildschirme auf meinem Schreibtisch, die senkrecht stehen, habe die Auswahl auf dem linken Bildschirm und kann Leistungstexte etc. einfach rüberziehen auf das Projekt und fertig. Ich habe also immer den Überblick über den kompletten Vorgang.

Ebenso sind die Auftrags- und Ausgangsbücher interessant, weil ich mir einen Zwischenstand ansehen kann: Welche Rechnungen sind geschrieben, was habe ich bisher für Außenstände. Darauf werde ich ja schon auf der Startseite des WinWorker, im Heute-zu-tun, aufmerksam gemacht. Auch der Hinweis auf die zu mahnenden Rechnungen und die offenen Angebote dort ist sehr praktisch.

Dann nutzen Sie das Programm sicherlich auch für Ihre Nachkalkulation?

Ja natürlich. Ich denke, dass viel zu wenige Betriebe in Deutschland sich mit diesen betriebswirtschaftlichen Fragen auseinander setzen. Dabei ist es so wichtig! Mit diesem Instrument kann ich hervorragend feststellen, wo ich mit meinem Betrieb stehe. Ich habe so eine bessere Planungsgrundlage und kann optimal kalkulieren.

Welche Erfahrungen haben Sie insgesamt mit der Handhabung des Programms gemacht?

Wir kommen sehr gut zurecht. Außer mir nutzt meine Frau die WinWorker Software hier im Büro; sie schaut nach den Rechnungen und Außenständen und macht da eine Auflistung, ansonsten mache ich den überwiegende Teil der Arbeit mit dem Programm: sprich Angebotserstellung, die ganze Kalkulationsgeschichte, und eben die Rechnungsstellung. Das geht – natürlich nach einer gewissen Einarbeitungszeit - erfreulich unkompliziert und entlastet mich sehr.

Haben Sie WinWorker Schulungsangebote wahrgenommen?

Für uns hier in Adelshofen sind es oft so lange Wege zu den jeweiligen Seminarorten. Da sind wir sehr froh, dass Herr Hallmeier zu uns kommt, und wir dann ohne Zeitverlust für uns wichtige Fragen klären können. Dafür zahle ich gern etwas mehr. Dann habe ich aber auch eine individuelle Beratung und Schulung, die auf unseren Betrieb zugeschnitten ist.

Wie sind Sie mit der Unterstützung durch den Support zufrieden?

Die Fachkompetenz des Supports ist unbestritten. Wenn ich mit einen Problem dort anrufe, erhalte ich auch eine Lösung, aber - das muss ich ganz ehrlich sagen – manchmal dauert es mir zu lang. Früher wurde das schneller gelöst. Das muss wieder besser werden. Schließlich hat man ja oft einen Termin im Nacken und braucht schnell eine Antwort.

Soweit ich weiß, ist ein Anwendertreffen in Planung. Und auch die Internet-Seite darum-winworker.de soll dem Erfahrungsaustausch dienen. Haben Sie denn Tipps für andere Malerbetriebe?

Also da könnte ich im programmtechnischen Bereich vieles nennen, aber das würde den Rahmen hier sprengen…Aber im Allgemeinen muss ich sagen, wir haben damals sehr lange nach einer neuen Software gesucht und ich habe auch weiter verfolgt, was es derzeit am Markt gibt. Für uns waren zunächst auch andere Anbieter im Gespräch und ich bin jetzt im Nachhinein froh, dass ich WinWorker gewählt habe. Ich würde es uneingeschränkt weiterempfehlen. Ich habe als Maler keine Zeit, mich mit überkomplizierten Softwaresystemen zu beschäftigen. WinWorker ist einfach ein Programm, das nach einer gewissen Einarbeitung den Arbeitsalltag sehr erleichtert und Abläufe enorm beschleunigt.

Herr Metsch, vielen Dank für das Gespräch.

Das Unternehmen

Die Malermeister Metsch GmbH beschäftigt 11 Personen, die überwiegend für private Auftraggeber Fassaden mit Wärmedämmung ausstatten und dekorativ gestalten. Markisen und Insektenschutz gehören genauso zur Angebotspalette wie die komplette Innenraumgestaltung inklusive Bodenbelägen und Rollos.

Substitutionsfarbenlaschendreher