Mit dem Dokumentenmanagement von WinWorker können Dokumente digitalisiert werden und gelangen in die Dokumentenablage

Dokumente einscannen und archivieren mit dem Dokumentenmanagement

Wo war noch gleich der Lieferschein? Welches Material haben wir damals bei Familie Müller benutzt? Wer hat die Rechnung freigegeben?
Häufig werden Aktenordner gewälzt oder Kollegen zu Rate gezogen, um diese Fragen zu beantworten. Mit dem WinWorker Dokumentenmanagement gehen alle Vorgänge bedeutend schneller: Schriftstücke wie Briefe, Rechnungen, Lieferscheine, Pläne und viele weitere Dokumente sind digital im Rechner archiviert und lassen sich gezielt über die Dokumentensuche abrufen. Nach wenigen Klicks haben Sie das Ergebnis auf dem Bildschirm.
Dabei ist keine Zauberei im Spiel. Vielmehr werden nur alle Dokumente, die in Papierform vorliegen, eingescannt und damit elektronisch archiviert. Die Dokumente ...

gliedern sich in elektronischen Ablauf ein
können weitergeleitet und anderen zugänglich gemacht werden
lassen sich mit Erinnerungen, Aufgaben und Anmerkungen versehen
sind schnell auffindbar
und können Dateianhänge erhalten.
So werden Arbeitsabläufe gestrafft und die Kommunikation beschleunigt - betriebsintern und mit Ihren Kunden

Sie sind interessiert an unserem Dokumentenmanagement? Dann testen Sie doch einfach unsere kostenlose Demoversion!


Wie gelangen die elektronisch archivierten Dokumente in die Dokumentenablage?

So geht's: Sie scannen das Dokument ein. Hierfür genügt ein handelsüblicher Scanner oder ein Multifunktionsdrucker mit PDF-Erstellung. Danach schließen Sie den Vorgang über die Erfassungsmaske oder optional über einen Barcodescanner ab. Die Dokumente - seien es Lieferscheine, Rechnungen oder Regieberichte - werden dann über die Posteingangserfassung elektronisch archiviert und sind jederzeit in der Dokumentenablage Ihrer WinWorker Software verfügbar.

Im zentralen Dokumentenmanagement werden alle eingescannten und archivierten Dokumente aufbewahrt. Dies dient als Dokumentenablage Man benötigt einen Rechner um auf archivierte Angebote, Rechnungen und weitere Dokumente zuzugreifen Sie können Dokumente mit einem Scanner einscannen und an das Dokumentenmanagement weiterleiten um Sie zu archivieren Emails können elektronisch archiviert und zu digitalen Dokumenten archiviert werden Mitarbeiter auf Baustellen können eine Lesezugriff auf Dokumente bekommen Emails und Dokumente werden über einen Rechner eingescannt und elektronisch archiviert Mitarbeiter bekommen Aufgaben zu elektronisch archivierten Dokumenten und müssen diese prüfen und freigeben

Mitarbeiter
auf Baustellen

Mitarbeiter
in Büros

Angebote
Rechnungen, etc.

Mit dem Dokumentenmanagement können Sie Dokumente einscannen und elektronisch archivieren

Dokumente archivieren, Kunden zuordnen und Hinweise hinterlegen

Nehmen wir einen typischen Fall: Ihr Angebot hat dem Kunden Herrn Abelsmayer zugesagt und er bestätigt Ihnen nun den Auftrag, indem er ihn unterschrieben per Post zurückschickt. Sie scannen das Papier ein und ordnen es am Rechner dem Kunden und dem Projekt zu. Außerdem können Sie noch Hinweise hinterlegen, beispielsweise zur Terminabsprache. Zur weiteren Bearbeitung können Sie das Dokument nun an Ihre Mitarbeiter leiten.

Digital archivierte Dokumente können Kunden zugeordnet und Hinweise hinterlegt werden

Hinterlegen Sie im Dokumentenmanagement Arbeitsaufträge zu Dokumenten

Arbeitsaufträge hinterlegen

Sie können Dokumente mit Arbeitsaufträgen versehen. Auf diese werden Ihre Mitarbeiter dann per Mail und auf der WinWorker Startseite „Heute zu tun“ hingewiesen und regelmäßig erinnert. So steht einer fristgerechten Prüfung beispielsweise einer Rechnung nichts mehr im Wege. Ganz einfach können auch Aufgaben delegiert werden, falls der zuständige Kollege nicht da ist. Selbstverständlich erhalten Sie automatisch Rückmeldung über das Dokumentenmanagement, wenn der Arbeitsauftrag erledigt ist.

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Angebotsaufforderungen: Vergessen Sie kein offenes Angebot mehr

Natürlich erhält nicht jedes Angebot tatsächlich den Zuschlag. Es sollte jedoch nicht passieren, dass eine Angebotsanfrage vergessen und nicht bearbeitet wird - und dadurch ein lukrativer Auftrag nicht zustande kommt. Das Dokumentenmanagement sorgt zuverlässig dafür, dass Ihnen nichts durchgeht. Beim Einscannen einer Anfrage werden gleich die relevanten Daten zum Kontakt und zur Abgabe des Angebotes eingegeben. Auf der WinWorker Startseite "Heute zu tun" erscheint dann eine Aufforderung, dass noch ein oder mehrere Angebote abgegeben werden müssen. Das verschafft Überblick im hektischen Alltag.

Optimal vorbereitet: Kostenmitschreibung, Bankgeschäfte, FiBu

Mit nur einem Arbeitsschritt ist es möglich, Kosten aus einer Rechnung direkt in die Materialmitschreibung zu buchen. Auch der sog. "DTAus-Beleg" für das Onlinebanking kann im Dokumentenmanagement automatisch erzeugt werden. Die Rechnungsdaten werden gleichzeitig optimal für die Übergabe an die Finfanzbuchhaltung über die WinWorker Schnittstelle vorbereitet.

E-Mails: Elektronische Archivierung per Knopfdruck

Zum Paket gehört auch ein Outlook-AddIn: Es genügt ein Rechtsklick und schon ist eine neue E-Mail - sogar mit eventuellen Anhängen - im Posteingang erfasst. So behalten Sie restlos alle wichtigen Vorgänge zum Projekt im Blick.

Prospekte zum Dokumentenmanagement